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Poiché le organizzazioni e le informazioni sono diventate più complesse, la pratica del seminario facilitato è stata ampiamente utilizzata, in particolare per ottenere rapidamente un maggiore coinvolgimento nelle decisioni. Le organizzazioni spesso ottengono il successo (o meno) attraverso i comportamenti e le interazioni delle loro persone. Comprendere o influenzare esercitando il potere gerarchico è meno efficace e meno comune ora che attraverso la consultazione e le relazioni dirette. Di conseguenza, consentire alle persone di interagire in modo più efficace in un gruppo paga enormi dividendi. Per molti anni, la facilitazione e i seminari facilitati si sono rivelati un modo efficiente ed efficace per ottenere rapidamente un maggiore coinvolgimento nelle decisioni, risolvere problemi, generare idee e pianificare l’azione.
I workshop facilitati sono un tipo di incontro specializzato, con:
Risultati chiari obiettivi,
Un insieme di persone (Partecipanti) specificamente scelte e autorizzate a fornire il risultato richiesto
Una persona indipendente (Workshop Facilitator) per consentire l’effettivo raggiungimento dell’obiettivo
Nei seminari facilitati un facilitatore neutrale del seminario guida il gruppo attraverso un processo che consente loro di lavorare insieme per raggiungere un obiettivo concordato; che si tratti di risolvere un problema, costruire un piano, raccogliere requisiti o prendere decisioni. Il Facilitatore non ha alcun interesse nell’esito del workshop e non ha opinioni sul contenuto. Sono focalizzati sulle dinamiche di gruppo e consentono ai membri del gruppo di collaborare per raggiungere i loro obiettivi.
I workshop facilitati garantiscono un approccio basato sul team attraverso la comunicazione e la collaborazione visiva e verbale, in cui i risultati possono essere raggiunti con velocità, impegno e adesione al risultato.
Consentire alle persone di comunicare e collaborare in modo efficace paga enormi dividendi. I seminari facilitati sono un modo estremamente efficiente ed efficace per ottenere questa comunicazione potenziata. È sempre più importante per le organizzazioni raggiungere il successo consentendo il lavoro di squadra, l’interazione e la comprensione condivisa.
I workshop facilitati sono una pratica collaudata: sono stati utilizzati con successo in tutto il mondo degli affari e all’interno di DSDM per molti anni. Essendo una delle pratiche principali di DSDM, offrono un modo per prendere decisioni di alta qualità basate sul team in tempi ridotti. Possono essere utilizzati durante l’intero ciclo di vita di DSDM, ovunque sia vantaggioso abbracciare più punti di vista contemporaneamente, ad esempio, quando si acquisiscono e si assegnano priorità ai requisiti, si creano piani e strategie, si modellano processi aziendali interfunzionali o si esaminano i risultati finali di un progetto o un documento.
I seminari facilitati sono anche un utile catalizzatore per effettuare e supportare il cambiamento culturale in un’organizzazione, poiché promuovono il coinvolgimento, richiedono l’empowerment dei partecipanti e richiedono che le persone si assumano la responsabilità e onori i loro impegni.
Vantaggi dei workshop
L’utilizzo di workshop facilitati porta vantaggi sia diretti che indiretti a un progetto.
Processo decisionale rapido e di alta qualità – i seminari facilitati possono ridurre il tempo trascorso necessario per raggiungere gli obiettivi, come l’identificazione, l’accordo e l’approvazione dei requisiti. Poiché tutte le parti interessate sono presenti contemporaneamente e in grado di comunicare e collaborare efficacemente tra loro, avranno maggiore fiducia nel risultato. Il gruppo è focalizzato sugli obiettivi da raggiungere nella sessione in modo che il ciclo di raccolta e revisione delle informazioni sia svolto con maggiore velocità. Inoltre, le incomprensioni e i disaccordi sono resi visibili e possono essere risolti al momento, in un ambiente sicuro gestito dal Facilitatore del Workshop. Eventuali problemi avrebbero quindi dovuto essere segnalati e risolti, o annotati per l’azione dopo il Workshop, con le persone appropriate assegnate come proprietari di azioni specificamente registrate.
Maggiore consenso da parte di tutte le parti interessate – i seminari facilitati fanno sì che i partecipanti si sentano più coinvolti e impegnati nei risultati finali grazie all’opportunità di partecipare e contribuire sia ai contenuti che alle decisioni prese. Questo crea e aiuta a mantenere l’entusiasmo durante tutto il progetto.
Costruire lo spirito di squadra – Oltre a fornire risultati, i seminari facilitati sono un modo gestito per costruire un rapporto all’interno della comunità. Il risultato del Workshop trae vantaggio dai partecipanti che si basano sulle idee degli altri e acquisiscono una migliore comprensione dei reciproci punti di vista. Un seminario di successo dipende dal raggiungimento di elevati livelli di sinergia ed è una parte importante del ruolo di facilitatore del seminario garantire un ambiente in cui ciò possa avvenire.
Costruire il consenso – Il seminario facilitato offre ai partecipanti l’opportunità di discutere l’argomento rilevante, compresi i problemi ei problemi principali e, ove possibile, raggiungere un consenso (e non un compromesso) su decisioni importanti. Se le procedure e le pratiche aziendali vengono riviste, i partecipanti possono acquisire una maggiore comprensione degli input e delle implicazioni del loro lavoro. Ciò può portare a una maggiore efficienza, guidata dagli stessi Partecipanti, dando maggiore partecipazione e impegno e quindi maggiori possibilità di successo nell’attuazione.
Chiarimento dei problemi – I workshop aiutano a ridurre al minimo le ambiguità e le incomprensioni. In un ambiente facilitato, i partecipanti possono esplorare e modellare idee, che a loro volta semplificheranno e accelereranno la revisione e l’approvazione dei risultati del Workshop.
Gestione dei workshop
Il processo
Questo è il modo in cui il gruppo di persone raggiungerà l’obiettivo. È responsabilità del Facilitatore dell’Officina pianificare, progettare e modificare il processo, in collaborazione con il Proprietario dell’Officina, per assistere il gruppo nel raggiungimento del suo obiettivo. Il Proprietario dell’Officina è solitamente la persona che ha chiesto al Facilitatore dell’Officina di gestire l’Officina e che ha un forte interesse per il suo risultato.
Ci sono moltissimi strumenti e tecniche che possono essere usati nei Workshop. La raccolta, la modellazione e la presentazione delle informazioni fisicamente richiede l’uso di strumenti per aiutare i partecipanti a vedere queste informazioni. Una lavagna, lavagna a fogli mobili, carta marrone e note adesive sono strumenti comunemente usati. Le tecniche del workshop vengono utilizzate per raggiungere gli obiettivi e includono brainstorming, storyboard, immagini dettagliate, analisi SWOT, raggruppamenti e molti approcci alla creazione di diagrammi.
Dinamiche di gruppo
Dinamiche di gruppo è un termine usato per descrivere come le persone interagiscono insieme, le loro relazioni ei sentimenti mostrati dal loro comportamento. Questa è la parte organica di qualsiasi interazione di gruppo. Sistemi e procedure non tengono conto dell’essere umano con le sue paure, speranze, aspirazioni e sentimenti. Il ruolo del facilitatore del workshop è quello di gestire le persone attraverso il processo verso il raggiungimento dell’obiettivo. In genere, questo significherà assicurarsi che gli individui o le fazioni non dominino; garantire che le persone timide con input preziosi siano ascoltate; garantire che la discussione sui problemi sia produttiva e non diventi emotiva o personale e mantenere il gruppo concentrato sugli obiettivi del Workshop. È responsabilità del Facilitatore del Workshop cercare di creare la dinamica appropriata per diverse situazioni, come la risoluzione dei problemi, la creatività, la risoluzione dei conflitti o il pensiero strategico e identificare e gestire (e incoraggiare il gruppo a gestire) la dinamica che opera all’interno del gruppo. Altre questioni che possono influenzare la dinamica sono la politica interna, la retribuzione e le condizioni, la disposizione delle stanze, la durata della riunione, i rinfreschi, i posti a sedere e l’illuminazione. Alcuni sono sotto il controllo del facilitatore del workshop, altri sono in grado di influenzare, ma tutti devono essere facilitati. Una parte importante del ruolo del Facilitatore del Workshop consiste nel considerare tutti questi aspetti durante la preparazione.