Il multitasking è difficile. In effetti, è così difficile, il nostro cervello non può davvero farlo. Ma, come project manager, è tuo compito occuparti di una varietà di attività, il che spesso significa gestire più attività contemporaneamente. Non è facile e lasciarsi sfuggire una cosa potrebbe avere conseguenze disastrose sul progetto complessivo.
Fortunatamente, ci sono un sacco di tecniche progettate per alleggerire un po’ lo sforzo del tuo cervello – e uno dei più facili e accessibili è il diagramma di Gantt.
I diagrammi di Gantt sono per chiunque abbia bisogno di avere una visione istantanea della sequenza temporale di un progetto. Un grande vantaggio è che sono un modo visivo per visualizzare molte informazioni contemporaneamente, il che le rende più memorabili e più facili da digerire. Potremmo non essere molto bravi nel multitasking, ma siamo in grado di gestire varie funzioni visive contemporaneamente, senza che ciò abbia un effetto negativo sulla produttività. Quindi più diagrammi hai a disposizione, meglio è.
Che cos'è un diagramma di Gantt?
Un diagramma di Gantt è una sequenza temporale che suddivide i progetti in attività più piccole con date per mostrare le durate e gli orari di inizio/fine. Sembra una serie di blocchi orizzontali che si estendono su un calendario.
5 modi in cui puoi usare il tuo diagramma di Gantt
Una volta creato il grafico, sarai in grado di creare rapporti sulle attività e sui team durante il progetto. Di seguito sono riportati solo alcuni dei modi in cui puoi utilizzare il tuo nuovo strumento.
#1 Per regolare il flusso di lavoro
Puoi utilizzare i tuoi diagrammi di Gantt per mappare i diversi scenari di progetto e attività, incluse le date di inizio/fine e la durata, e quindi regolare i flussi di lavoro di conseguenza. Puoi anche usarlo per elaborare sovrapposizioni e dipendenze tra le attività.
#2 Per definire il tuo percorso critico
La combinazione del tuo grafico con il metodo del percorso critico (CPM) può aiutarti a elaborare la data di inizio e di fine complessiva del progetto. Puoi anche fare riferimento ad esso per assicurarti di essere sul bersaglio.
Troverai il tuo percorso critico identificando il tratto più lungo di attività che richiederà più tempo. Calcola quanto tempo ci vorrà per completare ogni singola attività in questo tratto, dall’inizio alla fine, e presto: hai il tuo percorso critico.
#3 Per rendere i progetti più facili da digerire
I grandi compiti possono essere scoraggianti. Suddividerli in blocchi più piccoli (o sprint) può aiutarti a completare il lavoro in modo più efficiente. Il completamento di molti compiti più piccoli farà anche sembrare i progressi più tangibili e solleverà il morale.
#4 Per fissare scadenze precise
Prendi l’abitudine di pianificare o riprogrammare le attività per un progetto direttamente sul tuo diagramma di Gantt. In questo modo, vedrai come anche piccole modifiche alla pianificazione influiscono sui tempi complessivi dell’intero progetto, il che porta a una pianificazione più precisa e a scadenze precise.
#5 Per monitorare l'avanzamento del progetto
Essere in grado di vedere come piccoli cambiamenti hanno un impatto sul progetto più ampio può portare a una pianificazione e programmazione più accurata. Presentare le informazioni visivamente rende più facile acquisire le informazioni a colpo d’occhio, il che a sua volta rende più semplice rimanere al passo con le attività e i progressi.
Come creare il tuo diagramma di Gantt
#1 Scegli i tuoi strumenti.
Utilizzerai un software di gestione dei progetti, uno strumento di creazione di diagrammi online o un foglio di calcolo Excel? Vanno tutti bene, ma come regola generale, dovresti usare i fogli di calcolo solo quando sei personalmente l’unico a utilizzare il grafico. Se è necessario coinvolgere più persone, inizierai ad affrontare problemi come il controllo della versione (le persone potrebbero apportare modifiche senza informare il team), l’accesso (solo una persona alla volta può visualizzare il documento) e gli aggiornamenti (avrai per effettuare manualmente le regolazioni e aggiornare lo stato di avanzamento delle attività).
Una versione online significa che non devi preoccuparti di nessuna di queste cose perché è basata su cloud e, se fa parte del tuo strumento di gestione dei progetti, dovrebbe aggiornarsi automaticamente, il che significa una cosa in meno a cui pensare.
#2 Suddividi il tuo progetto in attività.
Inizia con le grandi attività, quindi approfondisci le attività più piccole. Stabilisci l’ordine in cui ciascuna fase dovrà essere completata, nonché la durata di ciascuna di esse. Se questo è il tuo primo diagramma di Gantt in assoluto, potresti voler mantenerlo semplice con elementi di primo livello prima di diventare più granulare in seguito.
#3 Aggiungi attività.
Compila il tuo diagramma con blocchi. Ogni blocco rappresenta un compito. L’inizio di questo blocco rappresenta la data di inizio. Per quanto tempo il blocco si estende orizzontalmente sul grafico indica la durata dell’attività e il punto in cui termina il blocco rappresenta la fine. Non dimenticare di nominare ogni attività e aggiungere note su chi lavorerà su ogni elemento.
#4 Stabilire i tempi.
Calcola quanto tempo ci vorrà per completare ogni attività nel modo più accurato possibile. Man mano che estendi il tempo dell’attività, ogni barra si estenderà di conseguenza attraverso il diagramma. Ora puoi vedere le sovrapposizioni, così come la disponibilità del team/individuale.
#5 Personalizza il tuo grafico.
Se stai lavorando con più progetti o team, è una buona idea personalizzare il tuo grafico per facilitare la distinzione tra ciascuno di essi. I colori sono un buon punto di partenza, così come un’etichettatura chiara. Ad alcune persone piace assegnare un colore a ogni individuo, altre preferiscono utilizzare sfumature diverse per rappresentare gli stati delle attività o le fasi del progetto. Fai ciò che funziona meglio per te.
#6 Collabora con il tuo team.
Se stai utilizzando uno strumento di gestione dei progetti basato su cloud, puoi lavorare tutti sullo stesso grafico contemporaneamente. Le modifiche si rifletteranno in tutto il tuo team in tempo reale. E puoi utilizzare notifiche mirate per tenere al corrente le persone giuste al momento giusto.
Quando utilizzare il diagramma di Gantt rispetto a Kanban
Con un modello così utile per creare e gestire le attività, perché dovrebbe esistere un’altra versione? Un’altra visuale di tracciamento delle attività estremamente popolare sono le schede Kanban, che presentano le attività in corso in colonne a seconda della fase del processo di completamento in cui si trovano.
Quindi quale usi, diagramma di Gantt della lavagna Kanban? Dipende interamente dalla configurazione del tuo progetto.
I diagrammi di Gantt sono migliori in situazioni che:
- Avere dipendenze, quindi puoi quali attività devono essere eseguite in quale ordine.
- Richiedi la roadmapping, in modo che tu e il tuo team possiate visualizzare facilmente l’aspetto dell’intero progetto, comprese le scadenze.
- Assegna priorità alle attività, in modo da poterle gestire facilmente.
Le schede Kanban sono migliori in situazioni che:
- Abbi un focus unico, se non sei un manager e hai solo bisogno di completare una parte del progetto in tempo, una visualizzazione Kanban potrebbe fare al caso tuo.
- Potrebbe cambiare, Kanban è più facile da regolare nell’occasione in cui molti dettagli del progetto potrebbero cambiare.
In conclusione
I diagrammi di Gantt sono un elemento essenziale per la gestione del progetto. Semplificano le tempistiche e trasmettono molte informazioni cruciali in un semplice elemento visivo.
Mai sottovalutare il vantaggio di avere gli strumenti giusti per il lavoro. Scegli un software di gestione dei progetti di qualità che ti consente di tenere traccia degli aggiornamenti, misurare i progressi e condividere le informazioni con il tuo team in tempo reale. In questo modo, puoi mantenere una presa più salda sugli sviluppi, adattarti in modo più efficace e lasciare tutto quel multitasking che riduce la produttività al software.