In questo nuovo articolo parliamo di uno strumento molto interessante tipico della metodologia Agile: lo Stand- Up Meeting.
Lo Stand-up Meeting è la riunione giornaliera che si svolge nelle startup per allineare il team sullo stato avanzamento lavori (abbreviato in SAL), al fine di evitare inutili sprechi di tempo.
Da manager sai bene quanto l’engagement del team e la gestione del tempo siano variabili fondamentali in ogni fase del progetto, al fine di garantire il miglior risultato possibile in termini di efficacia ed efficienza.
Per questo motivo è importante che le risorse siano coinvolte sin da subito nel progetto, infatti solo attraverso il giusto impiego di tempo e risorse, sia umane che monetarie, si otterrà un output performante.
Se vuoi approfondire l’argomento, leggi il seguente articolo: Cos’è la Metodologia Agile e Perché i Manager non Possono più Farne a Meno
Cos’è lo Stand-Up Meeting
Lo Stand – Up Meeting è una breve riunione, con cadenza giornaliera, che si svolge di solito sempre alla stessa ora del giorno, un appuntamento che ha l’obiettivo di motivare ed allineare tutto il team sullo stato d’avanzamento del progetto.
Il termine “stand – up” deriva dall’inglese e significa letteralmente “alzarsi in piedi”, questa azione prende spunto dal rituale che viene eseguito nella maggior parte delle startup americane, dove ciascun membro del team si alza in piedi per esporre il proprio operato, al fine di uscire dalla propria comfort zone ed instaurare un rapporto saldo con i propri colleghi.
Le parole chiave dello standup sono dunque partecipazione di ogni membro del team e la volontà di chiamare ciascuno a prendersi la responsabilità del proprio operato.
Non abbiamo una riunione segreta di top manager ma tutti i membri che si riuniscono per chiarire compiti e difficoltà reciproche.
Questa pratica si inserisce nella Metodologia Agile proprio perché non si ha un progetto scandito e definito sin dall’inizio, ma i processi sono fluidi e seguono le dinamiche che avvengono quotidianamente: infatti, all’interno dello Stand-up possono nascere motivazioni o problemi per i quali si decide di cambiare rotta e di adottare nuovi approcci.
Se hai capito che lo stand-up può essere un appuntamento interessante da aggiungere all’organizzazione della tua azienda sicuramente ti starai chiedendo: qual è la frequenza con cui riunire il team?
Lo vediamo insieme nel prossimo paragrafo.
Qual è la frequenza di uno Stand-up Meeting?
La frequenza di uno Stand – Up Meeting varia a seconda della complessità di ciascun progetto, in genere nelle startup americane si tiene quotidianamente oppure una volta a settimana, principalmente il lunedì mattina.
Le abitudini creano una routine che a lungo andare diventa un mindset, per questo è importante che il meeting si svolga sempre allo stesso orario.
Il momento della giornata in cui è più consigliato farlo è la mattina, prima di iniziare qualsiasi attività per evidenziare le fasi principali del progetto e per permettere al team di focalizzarsi sulle task più importanti sin da subito.
In questo modo, diamo a ciascuno le proprie priorità e, proprio in ottica di metodologia agile e in continuo mutamento, siamo sicuri che ciascuno si stia impegnando su ciò che è più importante in quel preciso momento.
Perché è importante inserire lo Stand-up Meeting nell’organizzazione aziendale
L’organizzazione aziendale è l’insieme dei processi atti a predisporre le risorse di un’azienda, di qualsiasi natura essa sia, tenendo in considerazione le persone, gli strumenti ed i materiali, al fine di definire una struttura per realizzare gli obiettivi dell’azienda stessa.
Nella metodologia agile, tipica delle startup, lo Stand-up Meeting è necessario per allineare tutto il team riguardo i progetti e gli obiettivi della settimana, del mese o del trimestre.
In questo modo, ogni risorsa del team è a conoscenza dello stato avanzamento lavori del progetto e sa di cosa si stanno occupando gli altri membri del team, creando così un clima di condivisione ed armonia generale.
Quali sono le caratteristiche di uno Stand - Up perfetto?
Le caratteristiche che contraddistinguono uno Stand – Up Meeting sono: la chiarezza degli obiettivi, la durata della riunione, che deve essere predefinita a monte, la regola delle 3 domande in cui ogni membro del team risponde ai quesiti che gli vengono posti, l’ascolto proattivo verso le risposte fornite dalla risorsa, sia da parte degli altri membri del team che del manager e la risoluzione dei problemi in seguito al meeting.
Vediamo insieme come ottimizzare ciascuna caratteristica e ottenere il meglio dal tuo stand-up meeting senza sprechi di tempo.
1. Avere degli obiettivi chiari
Gli obiettivi sono alla base di qualsiasi progetto, infatti se non si hanno ben in mente i risultati che si vogliono ottenere, qualsiasi azione e processo sarà fine a sé stesso.
È fondamentale creare una baseline del progetto, proprio per poter tracciare una rotta, che potrà anche essere cambiata in corso d’opera, ma che ben definisca il motivo per cui da A si va a C.
Bisogna avere focus sull’obiettivo, altrimenti anziché compiere un percorso lineare, ci ritroveremo a srotolare un gomitolo di lana, rallentando le tempistiche del progetto ed aumentando i costi dello stesso.
Gli obiettivi che caratterizzano un progetto sono SMART, ossia:
- specifici
- misurabili
- raggiungibili
- rilevanti
- temporizzati
In base a queste 5 caratteristiche dobbiamo sempre definire gli obiettivi dei nostri progetti che andranno poi riportati all’interno dello stand-up e declinati per ciascuna figura presente.
2. Fissare una durata predefinita
La durata di un processo, di una procedura o di una riunione è necessaria per garantire un output efficace ed efficiente, mantenendo in equilibrio il vincolo tempo – costi – risorse in rapporto con la qualità dell’output finale.
La durata consigliata per uno Stand – Up Meeting è di massimo 30 minuti a riunione, proprio per evitare inutili perdite di tempo e per far iniziare speditamente i lavori del team.
3. Utilizzare la regola delle 3 domande
La regola delle 3 domande è una pratica che crea coinvolgimento nel team e consiste nel far alzare in piedi ciascun membro dello stesso per farlo rispondere a 3 quesiti davanti agli altri membri.
Le 3 domande sono le seguenti:
- cosa hai fatto ieri?
- cosa farai oggi?
- di cosa hai bisogno dagli altri membri del team?
In questo modo, avviene un momento di condivisione e coinvolgimento da parte di tutti i membri del team, che tengono traccia dei propri progressi e della propria to do list, che possono rapportarsi con i propri colleghi ed ottenere le informazioni necessarie per proseguire il progetto, senza rischiare di rimanere bloccati.
4. Il manager deve ascoltare e osservare attentamente, senza giudicare
Il Project Manager ha un ruolo fondamentale, anche se sembra essere solo un mero spettatore; infatti, deve limitarsi ad osservare le dinamiche di team, lasciando che sia il team stesso ad avere il ruolo guida.
Dopo aver osservato, il buon Project Manager passa all’analisi ed all’azione, infatti è suo compito identificare i problemi che non sono ancora stati risolti e rimuovere i blocchi che ostacolano il lavoro del team.
È inoltre compito del PM, assicurare che i rischi stiano diminuendo e fare report agli stakeholder chiave, tenendoli informati sui progressi del progetto.
Il manager ascolta attentamente, il suo compito durante la fase di Explore è quello di proteggere ed accrescere la produttività di ogni risorsa del team, lasciando a loro il compito di gestire le distrazioni che ne possono rallentare il lavoro.
Se le feature sono in ritardo, bisogna capirne il motivo, cercando di apportare modifiche in modo veloce e prendendo nota di quanto accaduto.
Dopo la consegna del progetto saranno il focus della lesson learned, ossia una riunione, svolta dopo la fine dei lavori, che si tiene per valutare il progetto stesso e fare il punto della situazione sul team, valutandone la performance e le criticità, al fine di gestire immediatamente quelle dinamiche che hanno generato lag o malessere nella relazione di team e nella gestione del progetto, per evitare che si ripresentino in futuro.
Un team che lavora insieme armonicamente è una squadra vincente e performante ieri, oggi e domani: per questo è necessario gestire tutti quei conflitti e quelle dinamiche interne al team che possano arrecare disagio.
Durante i daily meeting è importante osservare se il team sta collaborando fluidamente o c’è tensione nell’aria, se sono presenti dei rischi che possano avere un impatto sugli sprint futuri e se c’è un problema comune da risolvere.
Le informazioni che si possono ottenere durante le riunioni sono davvero numerose: per questo è importante prestare attenzione ed ascoltare le risposte di ogni membro del team.
In questo modo, gli Stand – Up Meeting ti aiuteranno a capire come gestire al meglio il team, grazie ad una panoramica completa di ciò che avviene all’interno dello stesso ogni giorno.
5. Risolvi i problemi dopo il meeting
Tutti i problemi che vengono evidenziati durante lo Stand – Up Meeting sono da sbrigare in seguito alla riunione, infatti lo Stand – Up non è il luogo adatto per la risoluzione dei problemi, poiché si avrebbe una dilatazione del tempo, che porterebbe a ritardi nello svolgimento degli Sprint.
Quindi prendi nota dei problemi e dedica del tempo dopo la riunione e a tempo debito per la loro risoluzione.
Conclusione
In questo articolo, abbiamo visto lo Stand – Up Meeting e compreso come questa riunione sia una fase necessaria nella gestione dei progetti con metodologia Agile.
Questa riunione, infatti, promuove un dialogo costante tra i membri del team, che esprimono la propria opinione e la propria valutazione sul progetto, permettendo in questo modo un coinvolgimento proattivo ed un miglioramento di tutto il team.
Ho condiviso con te il mindset necessario per iniziare ad utilizzare questa riunione nel tuo team ed ottenere sin da subito dei benefici nella gestione dei progetti.
Sia che questo sia il tuo primo approccio al fantastico mondo del Project Management o che sia un manager esperto, tieni bene a mente che queste strategie e questi consigli potranno farti progredire velocemente nella gestione dei progetti, permettendoti di sviluppare un pensiero efficace e snello per risolvere i problemi in maniera veloce, efficiente ed efficace.
Se hai ulteriori domande sullo Stand- Up Meeting o sulla metodologia Agile, scrivimi qui sotto nei commenti.