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Sprint Planning: Come Programmare Progetti Ambiziosi all’Ultimo Minuto

Parliamo di metodologia Agile e dei nuovi modi di gestione per far funzionare al meglio un gruppo di lavoro.

Se sei un manager lo sai bene che gestire un gruppo di lavoro oggigiorno non è per nulla facile.

Non è come un tempo che gli obiettivi erano fissati e chiari dall’inizio alla fine, c’era un lavoro lineare, task predefinite e controllabili e tutto seguiva un percorso conosciuto a priori.

Potevi dire con certezza dal giorno uno al giorno 100 come si sarebbero svolte le cose e anche controllare gli imprevisti era molto più fattibile.

Si lavorava con linearità e costanza.

Oggi, invece, le diverse logiche del mercato hanno portato a un costante mutamento nella gestione dei progetti.

Parliamo di Metodologia Agile appunto, che abbiamo avuto modo di approfondire in questo articolo, e di Sprint, ossia di momenti di alto impegno manageriale e di risorse.

Un modo di lavorare completamente diversi rispetto al linearismo della logica tradizionale che permette sì di raggiungere risultati incredibilmente ambiziosi in poco tempo ma che può causare effetti negativi sulla produttività del team.

In questo articolo andremo ad approfondire proprio questo aspetto della metodologia agile, ossia come utilizzare gli sprint per portare a compimento progetti ambiziosi in poco tempo.

Partiamo subito!

Facciamo chiarezza: che cosa vuol dire Agile?

L’Agile è una metodologia utilizzata per la gestione dei progetti, definita in inglese Agile  Project Management, in cui il progetto viene realizzato, attraverso cicli brevi, detti sprint, prediligendo un approccio iterativo.

L’Agile Project Management rappresenta la soluzione adeguata per guidare un’azienda nello scenario complesso che stiamo vivendo, complice la pandemia e lo sguardo al futuro.

Infatti, l’Agile è la metodologia di Project Management decisamente più in linea con i processi organizzativi aziendali del presente e del futuro, poiché si tratta di organizzazioni sempre più caratterizzate da innovazione, tecnologia e cambiamento.

Tra le altre, la metodologia Scrum è una delle più utilizzate in una gestione di progetto definita “Agile”

Esistono varie metodologie di Agile Project Management, come puoi immaginare, ma la più diffusa e conosciuta anche ai non addetti ai lavori è sicuramente la metodologia Scrum.

La metodologia Scrum permette di sviluppare un progetto attraverso il controllo empirico dei processi.

Ma che cosa vuol dire  il termine “Scrum”?

Il termine deriva dall’inglese e significa “mischia”, ossia una tecnica del rugby, in cui tutta la squadra collabora per raggiungere la meta.

Anche nel Project Management, è necessario che il team di progetto collabori in maniera armoniosa e produttiva per raggiungere l’obiettivo, che si lancino sulla palla tutti insieme, vedendo ciascuno parte dell’azione.

Per comprendere meglio di cosa stiamo parlando, la metodologia Scrum è costituita da 3 momenti principali, ciascuno dei quali necessita degli sprint per essere raggiunto:

  • Trasparenza, ossia la fase in cui ogni risorsa del team è a conoscenza dei processi del progetto, compresi problemi, rischi e progressi
  • Ispezione, ossia la fase in cui tutti i membri del team mostrano ed assistono al SAL (Stato Avanzamento Lavori), rilasciano dei feedback e lavorano ad eventuali integrazioni e revisioni dell’item prodotto
  • Adattamento, ossia la fase, in cui si evidenziano eventuali problemi attuali e futuri, prima del rilascio del progetto

Un progetto realizzato con Scrum è sinonimo di  impegno costante da parte del team, che lavora in maniera autogestita e cross-funzionale, grazie alla presenza di tutte le skills necessarie per la sua realizzazione.

Realizzare un progetto con la metodologia Scrum permette di gestire nel migliore dei modi anche cambiamenti dell’ultimo momento.

Ma come si fa?

Vediamolo insieme!

Come utilizzare lo sprint planning all’interno della metodologia agile

Come avrai ben capito, la metodologia agile presuppone un approccio totalmente diverso al lavoro in team.

Non abbiamo un percorso stabilito dall’inizio alla fine ma possiamo, attraverso successive fasi di lavoro intenso, raggiungere risultati in poco tempo con dei conseguenti carichi e scarichi di lavoro.

Questo approccio è molto utile quando si deve implementare e testare in modo molto rapido e vincere in mercati altamente competitivi.

Non è pensabile costruire un progetto nel mercato tecnologico o dell’IT e pensare di seguirlo fedelmente fino al suo completamento, dopo mesi e mesi di lavoro.

La tecnologia sarà già superata oppure ci rendiamo conto che gli utenti non sono realmente interessati a quelle funzioni.

Pertanto è importante pianificare degli sprint con cui si raggiungono milestone intermedie, per poi passare attraverso una nuova fase di analisi e presa di posizione decisionale.

Sprint Planning e come utilizzarlo al meglio

Innanzitutto bisogna ottimizzare la fase di avvio del progetto, detta Sprint Planning, ossia un meeting, in cui il Product Owner ed il  team decidono le user stories che saranno eseguite durante lo sprint, suddividendole in task.

La struttura dello Sprint Planning è divisa in 4 fasi:

  • Pre Planning

Il Pre Planning è la fase in cui si definiscono le user stories, ossia delle descrizioni informali e scritte in linguaggio naturale delle funzionalità di un software.

É un’attività propedeutica alla realizzazione del progetto ed è compito del Product Owner, che dovrebbe arrivare allo Sprint Planning preparato e con tutte le stories pronte.

Tuttavia, non è improbabile che a causa delle  varie tasks che un PO deve eseguire quotidianamente, questo compito venga delegato ad altri membri del team oppure eseguito proprio durante la fase di avvio, comportando così un lag rispetto alla pianificazione del progetto.

Inoltre, per ottimizzare il timing, sarebbe utile, prima del Pre Planning organizzare dei Backlog Refinement, ossia dei un meeting, in cui partecipa tutto il team, per raccogliere ed ordinare tutte le user stories.

Anche in questo caso è fondamentale non ridursi a ridosso del Backlog Refinement per organizzare il contenuto e ci deve essere abbastanza tempo tra una sessione e l’altra, consigliato una volta a settimana.

É consigliato un arco temporale non troppo breve, anche tra lo Sprint Planning e l’ultimo Backlog Refinement: questo perchè si ha il giusto tempo per ricontrollare il lavoro svolto, apportare modifiche ed arrivare preparati al Planning.

  • Obiettivo dello Sprint

È utile per ottenere il miglior risultato possibile, che ogni sprint abbia un solo obiettivo, chiaro, definito e condiviso con tutti, altrimenti si rischia di avere un ritardo nella fase successiva, per modificare la precedente oppure per pianificare l’attività.

  • Stima dell’effort

In questa fase bisogna partire dal Planning Poker, ossia una metodologia Agile, utilizzata per la stima delle user stories, che utilizza la sequenza di Fibonacci, adattandola al management.

Ogni risorsa del team ha un mazzo di carte, ognuna con un diverso valore in ordine crescente: 0,0.5,1,2,3,5,8,13,20,40,100.

Il valore di ogni carta rappresenta uno story point, ossia un effort necessario per spostare la user story dal “DO” al “DONE”.

Sono necessari almeno 3 round per arrivare al valore più appropriato per ogni user story.

  • Sprint Forecast

La Sprint Forecast è la fase finale dello sprint, in cui vengono contati tutti gli story points che vengono assegnati e reiterati nello sprint successivo.

Ma quanto tempo ci vuole per uno Sprint?

La metodologia Scrum permette di organizzare in circa 8 ore, tutte le attività di un mese, per questo per progetti più brevi, il tempo di realizzazione è stimato entro i 3 giorni e per i progetti più lunghi si arriva a massimo un mese.

L’output è un prodotto che può essere modificato anche dopo la consegna del progetto, per questo è la metodologia più utilizzata nello sviluppo app ed IT.

Puoi ben capire come i tempi vengano incredibilmente compressi, a partire da svariati mesi per una classica metodologia a cascata per passare a degli Sprint che, nella peggiore delle ipotesi, raggiungo il mese di durata.

Non è raro che ci siano sprint di pochi giorni, in cui il team è chiamato a produrre una versione grezza del prodotto, senza troppe pretese, che verrà poi testata sul mercato in versione beta.

Da questa prima versione è possibile trarre conclusioni concrete e basate su dati oggettivi provenienti dal mercato, per stabilire una nuova tabella di marcia più aderente alla realtà e programmare un secondo sprint successivo, e così via in un processo costantemente iterativo.

Hai ulteriori curiosità sul mondo dell’Agile Project Management?

In questo articolo abbiamo visto insieme lo Sprint Planning e come questo si integri all’interno della logica e della Metodologia Agile.

Ho messo nelle tue mani gli strumenti base per comprendere questa tipologia di pianificazione e iniziare a utilizzarla al meglio per te e il tuo team.

Che tu sia un manager esperto o che tu stia appena avviando il tuo progetto e costruendo un team di lavoro, sappi che queste strategie potranno farti progredire in modo spedito e risolvere problemi in tempi davvero molto brevi rispetto a quanto siamo abituati con una pianificazione tradizionale.

Se hai ulteriori domande su quanto visto in questo articolo, puoi scrivere qui sotto nei commenti.

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Francesco è uno dei principali Scrum Trainer e Agile Coach in Italia.
Il suo approccio alla formazione si fonda su una vasta esperienza lavorativa nazionale e internazionale.
È convinto che il miglior apprendimento a ogni livello sia interattivo, coinvolgente e divertente. I risultati dei corsi di formazione di Francesco sono estremamente positivi. Ha lavorato con Team di varie nazionalità ed è diventato un facilitatore e relatore fidato agli eventi Agile globali.

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