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Project Management Agile e Tradizionale: Differenze e Campi Applicativi

Prima di entrare nel vivo dell’articolo di oggi, è importante che tu comprenda, se ovviamente sei neofita del fantastico mondo del Project Management,che cosa sia questa metodologia, dove si applica e come questo approccio sia utilizzabile in qualsiasi azienda,ente ed organizzazione.

Il Project Management, è una metodologia,sviluppatasi negli anni Cinquanta in un contesto ingegneristico ed utilizzata da allora per la gestione dei progetti.

Infatti, è un metodo che garantisce il raggiungimento degli obiettivi SMART prefissati, attraverso l’utilizzo di procedure e processi, al fine di garantire un risultato adeguato in termini di efficacia ed efficienza.

Ma che cosa significano i termini “efficacia” ed “efficienza” nel Project Management?

Nel Project Management,con il termine “efficacia” indichiamo la soddisfazione del cliente,mentre col termine “efficienza” la produzione di un prodotto e/o di un servizio,attraverso l’impiego del giusto mix di risorse,ossia senza generare costi maggiori o ritardi.

É importante, per ottenere risultati sia in termini di efficacia che di efficienza,che il team di progetto sia coeso,motivato e sappia veramente lavorare insieme.

Sembra un’utopia, non è vero? Ti stai chiedendo come si faccia a realizzare il miglior team per il tuo progetto, non vero?

Non serve la bacchetta magica, il Project Management serve proprio per questo: infatti, attraverso questo approccio, potrai vedere tu stesso come risorse che apparentemente sappiano lavorare assieme,poi durante la fase di team building, ossia di costruzione della squadra,siano disarmoniche e vadano in contrasto oppure come persone che non si siano mai viste, possano,se ben motivate ed indirizzate, ottenere grandi risultati.

Il Project Management è quindi la metodologia attraverso cui,tenendo conto del vincolo tra risorse,tempi e costi,si gestisce un progetto ed il team per realizzarlo.

Esistono due diverse metodologie per fare Project Management, ossia la metodologia Waterfall e la metodologia Agile.

La prima è caratterizzata da un approccio più tradizionale e si tratta del metodo più adottato dalle grandi imprese, mentre il secondo è quella metodologia più usata dalle moderne startup e dalle aziende di natura innovativa – tecnologica, caratterizzate da una forte crescita e sviluppo innovativo.

Quali sono le caratteristiche di un buon Project Manager

Il Project Manager rappresenta un unicum,infatti è un lavoro tanto affascinante quanto “pesante”.

Infatti, questa figura non solo deve essere caratterizzata da una forte cultura manageriale e professionale, principalmente di carattere generale,ma deve possedere determinate soft skills come l’empatia, l’attitudine al lavoro in team, ottime doti comunicative e relazionali, che sono necessarie per mantenere alta la motivazione del team e per interfacciarsi con gli stakeholder di riferimento,sia interni che esterni all’organizzazione stessa, saper gestire i conflitti sia interni che esterni al team ed all’azienda,pur non snaturando se stesso e la propria natura.

Il Project Manager è un leader per natura:ma cosa vuol dire essere leader?

Essere leader, sembra quasi essere diventata una moda e questo termine è sempre più inflazionato, ma sai chi è un leader e quali competenze comportamentali deve avere un individuo per essere considerato tale?

La leadership è l’attitudine naturale per cui un individuo è in grado di condurre un gruppo di persone, che si fidano ciecamente dello stesso, nella giusta direzione,assumendo quindi una posizione sia di potere che ponendosi allo stesso livello degli altri elementi del gruppo.

La leadership, è quindi, la concentrazione del lavoro di un team verso il raggiungimento di un obiettivo comune.

Va, inoltre, evidenziato che un leader è ben diverso da un capo, infatti il primo ispira e convince a seguirlo anche attraverso i 7 mari,mentre un capo si impone ed obbliga gli altri a fare le cose.

Il Project Manager è la massima espressione del giusto leader e deve avere abilità di carattere personale,relazionale, di pensiero strategico e creativo e di pensiero sistemico.

Vediamo subito in dettaglio queste caratteristiche ed attitudini.

Per abilità personale s’intende la capacità propria del leader nel motivare e nel guidare se stesso in maniera costante per essere capace di guidare il team in ogni contesto.

Per abilità relazionale s’intende la capacità del leader di realizzare un rapporto costruttivo con il proprio interlocutore, entrando nel suo spazio percettivo,attraverso l’utilizzo delle proprie capacità di motivazione, comunicazione e comprensione dell’altro.

Per abilità di pensiero strategico e creativo s’intende la capacità propria del leader, di analizzare ed identificare i tratti caratteristici dello scenario di destinazione,ossia il cosiddetto “to be”, rispetto allo status di partenza,ossia il cosiddetto “as is” e di stabilire quindi il giusto percorso per raggiungere il risultato desiderato.

Per abilità di pensiero sistemico s’intende la capacità propria del leader che lo aiuta a prevedere ed a influenzare il comportamento del sistema interno in cui opera, attraverso la comprensione dei meccanismi e dei processi, grazie al pensiero sistemico – circolare, ossia attraverso una sequenza logica che unisce il processo precedente a quello successivo.

Cos’è la Metodologia Agile e perché è importante adottarla nel contesto economico attuale

La metodologia Agile permette di gestire un progetto attraverso il controllo empirico dei processi.

Infatti, questo approccio al Project Management, è caratterizzato da risorse, altamente specializzate e da forti competenze, necessarie per la realizzazione del progetto e che quindi, permettono al team di lavorare in maniera autogestita ed armonica.

Uno dei maggiori vantaggi, nell’adottare questa metodologia, è sicuramente la trasparenza assoluta tra tutti i membri del team riguardo il risultato finale, infatti, la responsabilità è ripartita sia tra il Project Manager che tra tutti gli elementi del team di progetto:in questo modo si ha una divisione delle responsabilità ed una maggiore volontà, da parte delle risorse, a voler contribuire per migliorare l’output del progetto.

Avremo in questo modo, un team che lavora in modo incredibilmente coeso verso il raggiungimento del risultato finale, passando in rassegna costantemente il prodotto, grazie anche all’utilizzo di diversi test, basati anche sull’esperienza di feedback degli utenti stessi: per questo, l’approccio Agile è il migliore da applicare in campo IT.

In uno scenario economico mondiale,profondamente influenzato dalla crisi,causata dalla pandemia,è bene utilizzare una metodologia Agile in qualsiasi azienda,proprio per la velocità di adattabilità e cambiamento che caratterizzano questo approccio di Project Management.

Infatti, definire degli obiettivi a medio o lungo termine,quando il contesto che influenza il progetto ed il business stesso è poco concreto,porterebbe solamente a un dispendio di risorse,sia in termini economici che umani.

Vuoi approfondire il discorso sulla Metodologia Agile?

>> Per approfondire,leggi subito questo articolo “Cos’è la Metodologia Agile e Perché i Manager non Possono più Farne a Meno

La Metodologia di Project Management Tradizionale

La metodologia di Project Management tradizionale, conosciuto anche come Waterfall Project Management, è una metodologia strutturata su attività che seguono una sequenza logico – temporale, ossia che sono concatenate dall’avvio fino alla consegna del progetto.

Il team è coeso ed è a conoscenza di task e tempistiche da rispettare per il raggiungimento dell’obiettivo e la consegna del progetto.

Si tratta di una struttura tradizionale molto rigida, in cui non si lascia spazio a modifiche repentine ma i passi sono pianificati sin dall’inizio, infatti l’output della fase precedente è necessario, per realizzare l’input che si otterrà nella fase successiva e per questo non è possibile saltare da una fase all’altra del progetto, ma bisogna realizzarle, ottenendo quindi una cascata, da cui deriva il nome della metodologia.

La metodologia di Project Management è da preferire in sistemi complessi, come grandi aziende e multinazionali, poiché può creare procedure prevedibili e maggiormente controllabili durante la realizzazione delle varie fasi, aumentando quindi il controllo e mitigando il margine di errore.

Quali sono le principali differenze tra l’Agile Project Management e la Metodologia Tradizionale?

Le principali differenze tra l’Agile Project Management ed il Waterfall Project Management sono da ritrovare nell’organizzazione del lavoro, nella gestione dei tempi e delle risorse e quindi anche nel raggiungimento dei risultati intermedi e del risultato finale.

Infatti l’Agile Project Management è caratterizzato da una struttura decisamente più orizzontale e caratterizzato da tempistiche più veloci al fine di ottenere il risultato finale,in un lasso di tempo che può andare da pochi giorni a massimo un mese, mentre il Waterfall Project Management è caratterizzato da una struttura più verticale e rigida e per raggiungere gli obiettivi prefissati ogni fase può richiedere anche dei mesi.

Sei curioso di sapere meglio in dettaglio le principali differenze tra le due metodologie di Project Management?

Vediamole subito insieme.

Differenze nell’organizzazione del lavoro

La differenza nell’organizzazione del lavoro nelle due metodologie di Project Management è ben evidente,infatti anche se ti stai approcciando a questo metodo per la gestione dei progetti da pochissimo,comprenderai facilmente le differenze.

Nell’ Agile Project Management l’approccio è decisamente orizzontale ed è caratterizzato da una profonda specializzazione delle risorse e della ripartizione delle responsabilità tra team e Project Manager.

Mentre nel Waterfall Project Management le task sono assegnate dal Project Manager ai vari membri del team e sono controllati in maniera costante durante ogni output, per cui la maggiore responsabilità è assegnata al Project Manager,che detiene il potere decisionale.

Differenze nella gestione del team

Il team di progetto di un’azienda che adotta un approccio di Agile Project Management si autoregola e lavora autonomamente, infatti non ha necessità del controllo costante da parte del Project Manager.

Mentre il team di progetto di un’azienda che adotta un metodo di Waterfall Project Management ha un approccio ben diverso, infatti la figura del Project Manager deve supervisionare ogni fase di progetto, definire i processi attraverso il Ciclo di Deming,ossia attraverso il Plan, Do, Check e Act che regolano il giusto flusso del lavoro.

Differenze nella velocità dell’ottenimento del risultato finale

Adottando un approccio Agile il risultato finale sarà ottenuto in maniera decisamente più veloce rispetto a quello che si può avere adottando un approccio tradizionale.

Tuttavia,per decidere di adottare la metodologia Agile,bisogna avvalersi di un team professionale e competente,altrimenti il lavoro potrebbe risultare bloccato:problematica che invece è facilmente superabile optando per un approccio Waterfall,in cui il Project Manager è sempre all’erta.

5. Assumiti sempre le tue responsabilità

Un vero leader è colui che si assume sempre le proprie responsabilità.

Se un lavoro non va o un team non porta a compimento un progetto, la colpa ricade sempre su di te.

In fondo, sei tu che hai assegnato i compiti e che hai diretto tutta l’organizzazione.

La prima cosa da fare è assumerti la responsabilità, non farla ricadere su colleghi di rango inferiore.

Analizza la situazione, cerca di capire cos’è che non è andato per rimediare la prossima volta.

Vedrai che la fiducia che i tuoi collaboratori avranno di te salirà subito alle stelle.

Differenze nell’adattamento ai cambiamenti del mercato

Analizzando entrambe le strutture, quella che per propria natura è più snella e quindi più facilmente adattabile ai cambiamenti del mercato,risulta essere la metodologia Agile,che come abbiamo visto è caratterizzata da una maggiore velocità tra input ed output e da una maggiore responsabilità di ogni singolo membro,al fine di lavorare bene ed evitare il margine di errore:variabile che porterebbe ad una riprogettazione dello scrum,apportando maggiori costi e ritardi sulla release.

Per questo la metodologia Agile è fortemente consigliata per le startup.

La metodologia Waterfall,invece, è caratterizzata da una struttura rigida e verticale,che risulta essere meno adattabile ai repentini cambiamenti del mercato, rendendola spesso meno indicata per esercitare un forte vantaggio competitivo.

Tuttavia, trattandosi di un approccio che caratterizza grandi imprese e multinazionali,l’essere più pesante e rigido, permette di pianificare meglio e valutare in maniera più consapevole ogni fase durante tutta la durata del progetto.

Campi applicativi e settori migliori per avere successo con la Metodologia Agile

L’Agile Project Management è utilizzato soprattutto nelle startup e nelle aziende a carattere tecnologico,infatti rappresenta, l’approccio migliore, soprattutto nella release di un Minimum Viable Product, poiché permette di consentire modifiche ed integrazioni in maniera mirata e veloce. Tuttavia,anche multinazionali come Toyota utilizzano un approccio Agile per la propria produzione, proprio per la natura fluida ed interattiva della metodologia. Vuoi approfondire l’argomento? Leggi adesso l’articolo “5 Tipologie Applicative della Metodologia Agile”

Quando è ancora utile applicare una Metodologia di Project Management Tradizionale

La Metodologia di Project Management tradizionale è utile da applicare,in aziende ben strutturate, come grandi imprese e multinazionali,in cui è necessario avere verticalità tra un reparto e l’altro ed in cui la rigidità della struttura organizzativa è ben consolidata.

Conclusioni

In questo articolo abbiamo messo a confronto le due principali metodologie di Project Management,ossia la metodologia Agile e la metodologia Waterfall e come possano essere utilizzate nei diversi contesti.

Abbiamo analizzato le differenze e quando sarebbe meglio utilizzare l’una o l’altra metodologia di Project Management.

Spero che questa mini guida ti sia stata utile:mi raccomando, scrivimi nei commenti se necessiti di ulteriori spiegazioni oppure se vuoi altri link a risorse ad articoli o libri che potrebbero aiutarti ad aggiungere un tassello in più alla tua conoscenza.

Aspetto le tue domande.

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