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Non funziona niente? Come far salire di priorità il problema senza causare scompiglio

Hai provato e-mail educate e non così educate. Forse una volta sei scivolato e sei diventato passivo-aggressivo (oops). Tuttavia, sembra che nulla stia arrivando al tuo collega o manager. Se hai a che fare con un problema in corso e non c’è fine in vista, potrebbe essere il momento di far salire la priorità del problema.

Ma prima di correre con le pistole in fiamme, è importante sapere come scegliere le tue battaglie e ottenere i migliori risultati. Ecco alcuni suggerimenti per aiutarti a navigare in questi mari tempestosi!

Che cos'è un'escalation?

Un’escalation si verifica quando porti un problema a un livello superiore dal tuo collega o manager diretto a qualcuno più in alto nell’azienda. Un’autorità superiore potrebbe essere il capo del tuo capo, le risorse umane o un altro dipartimento.

Ecco alcuni esempi reali di quando potrebbe essere necessario portare ad un livello superiore il problema:

  • Il tuo collega non smette di parlare al telefono, anche se è dirompente.
  • Hai chiesto un aumento al tuo manager e continuano a dire “presto”.
  • Sei stato vittima di bullismo o molestato sessualmente da un collega.
  • Uno stakeholder, un supervisore o un collega sta deliberatamente sabotando il tuo progetto.
  • Le risorse vengono assegnate in modo errato ad altri progetti o dipartimenti.
  • Un fornitore o un membro del team continua a consegnare lavori o prodotti scadenti.
  • Un problema persistente di sicurezza o conformità sta creando un ambiente dannoso per il tuo team.

Quando dovresti far salire di priorità il problema?

L’escalation generalmente significa che dovrai arruffare alcune piume e, a volte, è più un problema di quanto ne valga la pena. Tuttavia, non dovresti tirarti indietro da un problema serio semplicemente per paura. Come si suol dire, “Non puoi fare una frittata senza rompere qualche uovo!”

A volte l’escalation è l’unica via da seguire, soprattutto se hai già provato a risolvere il problema in altri modi. Per aiutarti a prendere la decisione giusta, ho creato una checklist di seguito.

In generale, dovresti far salire di priorità il problema se si applica il n. 1 e uno dei seguenti scenari:

  • Hai provato a comunicare direttamente con la persona e non funziona.
  • I problemi in corso stanno influenzando il tuo lavoro o la tua capacità di svolgere il tuo lavoro.
  • La situazione ti mette a disagio o ti stressa.
  • Ti senti ripetutamente come se fossi ignorato o respinto per un problema urgente.
  • Il problema sta costando soldi alla tua squadra o all’azienda.

È importante scegliere il momento giusto per parlare con l’alta dirigenza. È probabile che non verrai preso sul serio se inizi troppo presto a fare richieste o ad essere aggressivo su un problema che non sembra così grande agli altri. D’altra parte, se aspetti troppo a lungo, il problema potrebbe esplodere ed essere ancora più difficile da gestire.

In genere, dovresti lasciare l’escalation il più a lungo possibile e fare uno sforzo per risolvere il conflitto in modo indipendente. Ma se il problema coinvolge molte persone o sembra peggiorare, è meglio parlare con qualcuno che può agire.

Con chi dovresti parlare quando vuoi procedere con l’escalation?

Se decidi che è ora di inoltrare un’escalation di un problema, il passaggio successivo è capire a chi rivolgerti. Ciò dipenderà dalla struttura del tuo posto di lavoro. Nella maggior parte dei casi, ti consiglio di iniziare con il tuo manager e poi man mano sali di livello. Tuttavia, se non ritieni che il tuo problema venga preso sul serio, potrebbe esserci qualcun altro a cui puoi rivolgerti, come le risorse umane o un superiore nella tua azienda.

Suggerimento: inizialmente non scegliere la persona più alta. Inizia con qualcuno un livello o due sopra di te. In questo modo, quando raggiungerai qualcuno più vicino alla vetta, saprai di avere un motivo per essere lì. Potresti anche avere il supporto di altre persone di alto rango dietro di te.

D’altra parte, se hai a che fare con un problema serio, come un’operazione o una molestia business-critical, potrebbe essere necessario aggirare la gerarchia e parlare con le massime autorità.

Cosa dovresti dire?

Ora che sai con chi parlare e quando, è il momento di capire cosa dire. Questo può essere complicato, poiché vuoi assicurarti di ottenere il tuo punto di vista senza sembrare aggressivo o ostile. L’obiettivo è essere visto come qualcuno che sta cercando di ottenere una soluzione, non qualcuno che è arrabbiato.

Un buon approccio è iniziare spiegando il problema e perché ritieni che debba essere preso seriamente in considerazione. Sii educato e conciso ed evita di usare insulti o linguaggio provocatorio. Quello che devi dire varia a seconda della situazione, ma ecco alcuni suggerimenti generali:

Sii chiaro e conciso

Quando descrivi il problema, sii il più specifico possibile. Cerca di fornire dettagli su cosa è successo, quando è successo, chi è stato coinvolto e cosa deve accadere. Ciò contribuirà a garantire che il tuo reclamo venga gestito correttamente.

Assicurati di avere tutti i fatti chiari

Prima di andare a parlare con qualcuno, assicurati di aver raccolto tutte le informazioni rilevanti. Fornire dettagli accurati eviterà confusione e renderà più facile per la persona con cui stai parlando capire la situazione.

È anche una buona idea avere prove solide; in caso contrario, contrappone la parola di una persona a quella di un’altra, e questo non è mai divertente o leale. Le comunicazioni e-mail, gli esempi di lavoro e le scadenze tracciate rispetto alle scadenze pianificate sono tutte buone opzioni per dimostrare il tuo caso. Ricorda solo di non violare la privacy di nessuno.

Tieni sotto controllo le emozioni e sii pratico

È importante mantenere la calma quando decidi di procedere con l’escalation del problema. Arrabbiarsi o essere emotivi renderà solo le cose più difficili.

  • Usa le affermazioni “Io”: questo manterrà l’attenzione sul problema e non su te. Ad esempio, “Sento di essere ignorato” anziché “Mi stai ignorando”.
  • Evita gli attacchi personali: insultare la persona con cui stai parlando renderà solo meno propensi a volerti aiutare.
  • Scegli il giusto canale di comunicazione: il faccia a faccia è spesso meglio per conversazioni difficili. Se sei un lavoratore remoto, scegli la videochiamata in modo che la persona con cui stai parlando possa vederti e sentirti, il che riduce le possibilità di problemi di comunicazione.
  • Avere un piano attuabile: quindi, spiega cosa vorresti che accadesse come risoluzione. Cerca di essere realistico e preparati a scendere a compromessi se necessario. Infine, ringrazia la persona con cui stai parlando per il suo tempo e fai tutte le domande che potresti avere.
  • Tieni un registro di tutto: quando possibile, tieni un registro scritto del problema e di tutte le conversazioni che hai a riguardo. La documentazione può aiutare se le cose vanno male e devi intraprendere ulteriori azioni.

Cose chiave da ricordare:

  • Struttura la tua email come segue: saluto e introduzione amichevoli, una descrizione del problema, l’impatto del problema, una richiesta e una chiusura amichevole.
  • Mantieni il tono amichevole ma deciso.
  • Sii educato e resta in tema.
  • Non essere accusatorio; concentrati sul risultato che vuoi ottenere.
  • Evita di impiegare troppo tempo per raccogliere informazioni e prove critiche. Se hai bisogno di qualche giorno, va bene, ma cerca di non lasciare che il periodo di allineamento si trascini. Qualsiasi cosa in cinque giorni potrebbe essere considerata troppo.
  • Presumi sempre che tutte le parti abbiano le migliori intenzioni. Le escalation dovrebbero essere viste come uno strumento per migliorare le cose dell’intera azienda. Non usarli come armi!

In conclusione

Un conflitto di qualsiasi tipo è difficile, ma è particolarmente difficile quando lo affronti sul lavoro. Dovrai superare alcuni incontri difficili e potenzialmente affrontare la difficoltà emotiva delle reazioni degli altri, il che potrebbe non essere a tuo favore. D’altra parte, se rimani in silenzio, le cose potrebbero peggiorare molto.

Scegliere di procedere con un escalation (o meno) è una decisione difficile, qualunque sia il modo in cui lo si affronta.\ Ma a volte, è necessario portare le cose su un livello. Ricorda solo di essere professionale, calmo e rispettoso in ogni momento. Buona fortuna!

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