Nell’articolo di oggi, parleremo del metodo Scrum, una metodologia di Agile Project Management, che ti permetterà di gestire un progetto attraverso il controllo empirico dei processi.
Infatti, si tratta di un framework caratterizzato dall’approccio iterativo ed incrementale, che lo rendono particolarmente indicato nell’ambito informatico.
Come nelle altre metodologie Agile, il lavoro viene spacchettato in altri sprint ed un intero processo viene svolto dalle risorse che, caratterizzate da competenze trasversali, lavorano in un team in maniera complementare ed armoniosa, come fossero una squadra di calcio che si passa la palla fino al goal finale.
Da manager sai bene quanto sia fondamentale che il team sia coinvolto nel progetto per ottenere il miglior risultato possibile in termini di efficacia ed efficienza.
Il metodo Scrum ti permetterà di avere un team sempre attivo e performante per avere il massimo delle performance.
In questo articolo approfondire più nei dettagli cos’è la metodologia agile Scrum e quali sono le sue fasi principali attraverso cui si sviluppa.
Se vuoi conoscere come migliorare i processi aziendali attraverso nuove pratiche innovative di project management, non ti resta che continuare a leggere.
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Cos’è la metodologia Agile Scrum
La Metodologia Agile Scrum è basata su un framework agile, incrementale ed iterativo, realizzato per lo sviluppo di prodotti, app e servizi, soprattutto software ed informatici.
Che cosa vuol dire Scrum?
Con “scrum” si identifica una parola inglese, presa in prestito dal mondo del rugby, che si utilizza per parlare di mischia, ossia quell’azione in cui tutta la squadra collabora per arrivare a meta e fare punto.
Questo concetto ha molto a che vedere con un team che collabora per raggiungere un risultato finale, presto capiremo perché.
Il Metodo Scrum si basa sull’empirismo, ossia sul concetto che la conoscenza derivi dall’esperienza e che le decisioni vadano prese alla luce di ciò che si conosce.
I tre pilastri che sostengono il pensiero empirico sono: la trasparenza, l’ispezione e l’adattamento.
Vediamole in dettaglio!
- Trasparenza
La trasparenza rappresenta la fase in cui ogni membro del team è messo a conoscenza di problematiche e dei progressi del progetto, nessuno escluso.
Non ci sono grossi consigli direzionali che prendono le decisioni e gli altri eseguono, ognuno è messo al corrente di come e perché si prendono le decisioni, anche le più importanti.
Con un approccio così trasparente ogni membro del gruppo si sente chiamato in causa e sicuramente più coinvolto rispetto a eseguire semplicemente degli ordini.
- Ispezione
L’Ispezione rappresenta la fase in cui tutte le risorse mostrano ed assistono allo stato avanzamento lavori rilasciando feedback ed eventuali revisioni.
Altro aspetto molto importante del processo è che la revisione non è finale ma avviene in corso d’opera.
Non solo.
C’è uno spirito critico molto sviluppato che permette a ciascuno di lasciare dei feedback mirati e precisi sul lavoro svolto in modo da migliorarsi a vicenda nel più breve tempo possibile.
- Adattamento
L’Adattamento rappresenta la fase, derivante dalle precedenti, in cui vengono risolti eventuali problemi, anche previsionali, prima del rilascio del progetto.
Stiamo parlando di una fase totalmente innovativa rispetto a un approccio classico di gestione dei progetti.
Qui viene contemplato l’imprevisto, l’idea che una direzione non è scritta dal principio ed eseguita senza prendere decisioni critiche ma nasce dalla voglia di migliorarsi e tenere sempre gli occhi aperti sulle mutevoli condizioni esterne.
Uno step che permette di fare dietro-front ma anche di salvare la situazione quando i vecchi piani non sono più consoni alle attuali condizioni.
Adattarsi significa cambiare la tabella di marcia, far virare tutto il team e farlo in modo coeso e condiviso. In questo, la compartecipazione nelle decisioni e lo svolgimento di riunioni con la presenza di tutti si rilevano dei fattori chiave per il successo.
Adesso vediamo insieme come è possibile organizzare concretamente un progetto utilizzando la metodologia Scrum.
Continua nel prossimo paragrafo.
Organizzazione di un progetto secondo la metodologia Scrum
Immagino tu abbia compreso i punti chiave della metodologia Scrum e tu voglia imparare ad applicarla nel tuo caso specifico.
Come si fa, nel concreto?
La metodologia Agile Scrum si basa sugli Sprint, ossia delle sessioni brevi di progetto, al termine delle quali si valutano i risultati ottenuti, attraverso dei feedback, e si stabilisce una nuova roadmap, che costituirà un altro sprint successivo.
Non è necessario che in ogni fase si completino il maggior numero di attività possibili, ma l’obiettivo è quello di produrre incrementi di prodotto, completamente funzionanti ed utilizzabili, attraverso il raggiungimento dello Sprint Goal, ossia l’obiettivo a breve termine che si desidera ottenere durante l’iterazione.
Questo obiettivo è concordato con lo Scrum Team e non è stabilito a priori dal Product Owner.
Infatti, nell’implementazione della metodologia Scrum non è necessario arrivare fino alla fine di uno sprint per poter rilasciare la versione del prodotto o servizio, detta Minimum Viable Product (MVP).
Hai già letto l’articolo sul Minimum Viable Product ? Approfondisci subito l’argomento.
Il Team nella metodologia Scrum e il ruolo del manager
In progetti organizzati in modi non convenzionali c’è bisogno anche di team d’eccezione che vadano al di là delle regole, approfondiamo quindi le caratteristiche che deve possedere un team scrum e quale deve essere, a questo punto, il tuo ruolo come manager.
Lo Scrum Team è un gruppo di colleghi autogestito, ingaggiato ed orientato al risultato.
Esso decide autonomamente cosa fare per ottenere la miglior performance possibile: il manager fa parte del team stesso con cui si confronta e lavora armoniosamente.
Ciò permette di aumentare la produttività del team, che è coinvolto ed al corrente di ciascun aspetto del progetto, di cui ha una visione d’insieme.
Inoltre si ottiene una continua interazione ed un maggiore coinvolgimento tra i membri del team, tanto da organizzare dei meeting giornalieri o settimanali detti Stand – Up Meeting.
Hai già letto l’articolo sullo Stand – Up Meeting ? Approfondisci subito l’argomento.
Il manager nella metodologia Scrum non è, quindi, una figura che dirige dall’alto e dà ordini, come avviene nella metodologia di Project Management tradizionale, ma osserva il team, lascia spazio e condivide con loro osservazioni, dubbi e problemi.
Infatti, spesso i miglioramenti e le nuove proposte vengono proprio dal team ed il manager ha solamente il compito di mettere insieme le idee e guidare il team verso il raggiungimento dell’obiettivo, come abbiamo visto nell’articolo sulla Leadership Agile.
Se te lo sei perso, niente paura, qui potrai leggere l’articolo: Cos’è la Leadership Agile e Perché è Importante per un Manager
Parliamo, più che di un capo, di un coach, che conosce la meta finale e le potenzialità di ciascuno e fa le giuste domande affinché ciascuno trovi la soluzione migliore nel caso specifico in esame.
La metodologia scrum si attua, nel concreto, attraverso 3 fasi concatenate che vedremo nei dettagli nel paragrafo successivo.
Quali sono le caratteristiche di uno Stand - Up perfetto?
Le caratteristiche che contraddistinguono uno Stand – Up Meeting sono: la chiarezza degli obiettivi, la durata della riunione, che deve essere predefinita a monte, la regola delle 3 domande in cui ogni membro del team risponde ai quesiti che gli vengono posti, l’ascolto proattivo verso le risposte fornite dalla risorsa, sia da parte degli altri membri del team che del manager e la risoluzione dei problemi in seguito al meeting.
Vediamo insieme come ottimizzare ciascuna caratteristica e ottenere il meglio dal tuo stand-up meeting senza sprechi di tempo.
Le 3 Fasi della Metodologia Scrum
Possiamo suddividere la metodologia Scrum in 3 fasi principali:
- Pianificazione di uno Sprint
- Esecuzione di uno Sprint
- Conclusione di uno Sprint
1. Pianificazione di uno Sprint
Uno Sprint viene pianificato, durante un evento chiamato Sprint Planning, il team seleziona le proprie task da una lista di attività ordinate, il cosiddetto Product Backlog e si impegna a completare, entro il termine dello sprint, tutte le attività che contribuiscono al raggiungimento dello Sprint Goal.
L’obiettivo di uno Sprint, concordato e condiviso da tutto lo Scrum Team, non è, infatti, quello di completare il maggior numero di attività possibile, bensì di produrre incrementi di software completamente funzionanti ed utilizzabili, attraverso il raggiungimento dello Sprint Goal, ossia l’obiettivo a breve termine che si desidera ottenere durante l’iterazione.
È importante evidenziare come tutto quello che viene pianificato all’inizio dell’interazione possa essere cambiato in corso d’opera, via via che il team svolge il lavoro.
Tuttavia ci sono delle condizioni da rispettare: i cambiamenti non devono influire negativamente sulla qualità del prodotto o sullo Sprint Goal, che è fisso per tutta la durata del ciclo.
Se vuoi approfondire l’argomento, leggi il seguente articolo: Sprint Planning: Come Programmare Progetti Ambiziosi all’Ultimo Minuto
2. Esecuzione
Ogni giorno viene fatto un Daily Scrum Meeting, conosciuto anche come Daily Stand -Up, ossia una riunione in cui il team si confronta sul progetto.
Rappresenta uno dei momenti più sottovalutati, ma a mio avviso fondamentale al fine di ottenere una piena condivisione degli obiettivi e dei risultati, attraverso una mini-pianificazione giornaliera.
Infatti, capita spesso che durante il Daily Stand – Up vengano fuori idee, problemi e possibili dipendenze verso altri team o stakeholder.
Se eseguita correttamente, questa cerimonia dura un massimo di 15 minuti e tutte le discussioni, come la soluzione agli eventuali problemi o impedimenti riscontrati, va rimandata ad altre sedi.
Entro il termine dello Sprint, il team rilascia un Increment, che deve sempre essere completo (Done) e potenzialmente rilasciabile all’utente finale, come MVP.
Hai già letto l’articolo sul Minimum Viable Product? Approfondisci subito l’argomento.
Per esempio, nella progettazione di un’applicazione software potrebbe voler dire una funzionalità interamente integrata, funzionante e testata.
Per determinare esattamente che cosa è stato effettivamente completato, il team si serve della Definition of Done.
È importante notare che in Scrum può esserci più di un Increment per Sprint e non bisogna necessariamente aspettare il termine dell’iterazione per poter rilasciare il prodotto.
3. Conclusione dello Sprint
Lo Sprint si conclude con due cerimonie fondamentali: lo Sprint Review e il Retrospective Meeting.
Lo Sprint Review è un meeting informale in cui il team ispeziona il lavoro svolto insieme al Product Owner ed a eventuali stakeholder chiave, mentre il Retrospective Meeting, che in genere è svolto al termine del Review, serve al team per riflettere e confrontarsi sullo Sprint appena concluso.
Entrambe queste riunioni svolgono un ruolo fondamentale e sono strettamente connesse a tutti e tre i pilastri dell’empirismo, come abbiamo detto poc’anzi: trasparenza, ispezione ed adattamento.
Infatti sia lo Sprint Review che il Retrospective Meeting promuovono la trasparenza, l’ispezione e l’adattamento sul processo e sul lavoro, attraverso un’analisi critica di ciò che ha funzionato e di ciò che invece andrebbe migliorato, durante lo Sprint appena concluso.
Conclusione
In questo articolo, abbiamo visto la metodologia Scrum e compreso i vantaggi nell’utilizzare questo metodo per gestire efficacemente i progetti aziendali, al fine di raggiungere un risultato performante ed efficiente, ottenendo un output che possa essere utilizzato sin da subito anche se non completato.
Ho condiviso con te il mindset e messo nelle tue mani gli strumenti base per comprendere questa metodologia ed iniziare ad utilizzarla al meglio per te e il tuo team.
Infatti, sia che ti stia appena approcciando al Project Management, che abbia appena avviato il tuo progetto e stia costruendo un team di lavoro oppure che tu sia un manager esperto, sappi che i consigli e la strategia che ho appena condiviso con te, potranno farti progredire velocemente in questa professione.
Se hai dubbi, curiosità o necessiti di informazioni scrivimi nei commenti.