Ti sei mai sentito come se non ci fossero abbastanza ore durante la giornata? Se sei un project manager, probabilmente non hai nemmeno il tempo di dire “sì”; sei così impegnato. Ci sono budget da gestire, attività a cui dare priorità, team da controllare: è molto altro. E in alcuni giorni, sembra che tu stia a malapena a galla.
In qualità di project manager, l’obiettivo finale è portare a termine le attività in tempo e rispettare il budget. La chiave per rimanere sul pezzo e non lasciarsi scoraggiare da una lista di cose da fare è una buona gestione del tempo. Ma oltre a rimanere al passo con le cose, è importante investire tempo nell’apprendimento di nuove tecniche per migliorare l’efficienza. E uno di questi metodi che dovresti avere nel tuo arsenale è il grafico del burndown.
#1 – Che cos'è un grafico burndown?
Un grafico burndown è una rappresentazione grafica che mostra quanto lavoro ti rimane da fare rispetto al tempo che hai per farlo. Quindi, se stai gestendo una squadra, il tuo grafico ti mostrerà quanto velocemente tutti stanno affrontando il carico di lavoro.
La cosa buona di vedere queste informazioni visivamente è che le immagini sono molto più facili da elaborare rispetto alle parole. Pensaci: cosa è più facile catturare a colpo d’occhio, una pagina di scrittura o un’immagine?
#2 – Tipi di grafico burndown
Esistono due tipi principali di grafici burndown che i PM tendono a utilizzare. Puoi avere un grafico burndown per un intero progetto o un burndown per sprint (per chi lavora tramite Agile).
Quando crei un grafico burndown per un intero progetto o prodotto, avrai molti più punti della storia. Tutto, dall’inizio alla fine, apparirà sul tuo grafico. E, per questo motivo, il grafico sarà probabilmente più soggetto a modifiche. Man mano che le attività vengono soddisfatte, le condizioni cambiano o vengono aggiunte nuove idee, dovrai aggiungere, sottrarre o riaggiustare i punti della storia per riflettere correttamente questo nel tuo grafico.
L’altra opzione, la creazione dei grafici in base agli sprint, è probabilmente più statica. A seconda della durata dei tuoi sprint, non incontrerai troppi dossi stradali che richiedono una riorganizzazione completa. Due settimane sono un lasso di tempo comune per uno sprint di sviluppo, ma il tuo potrebbe essere più lungo o più breve, a seconda delle esigenze del tuo team. Quando selezioni le attività, il tuo grafico burndown terrà traccia come pianificato fino a quando non verrà ricreato o ripristinato per lo sprint successivo.
#3 – Lettura di un grafico burndown
La quantità di lavoro che resta da fare è mostrata sull’asse orizzontale, mentre il tempo è mostrato lungo l’asse verticale. Ci sono quindi solitamente tre linee che rappresentano ciascuna tre diversi tipi di progresso:
Stima mostra i progressi stimati. Viene calcolato dalla “data di scadenza” e dalle “ore stimate”. La linea effettiva attraversa la linea stimata quando le attività vengono completate in tempo.
L’ideale è una linea retta che viene creata facendo la media del numero di attività per il numero di giorni. Quindi, con il passare del tempo, la quantità di attività in sospeso diminuisce.
Puoi utilizzare questa riga per verificare se un piano era accurato o meno. Di solito non è azzeccato perché si basa su stime, ma più sei vicino, meglio è. Se eri fuori di molto, potresti usarlo per capire dove le cose sono andate fuori strada.
Effettivo (noto anche come Real) mostra i progressi effettivi e le eventuali attività in sospeso. Le ore stimate diminuiranno man mano che le attività vengono completate. Ci dovrebbe essere un punto sul grafico per ogni giorno per mantenere la tua linea aggiornata e precisa.
#4 Valutare i progressi
All’inizio, questa linea e la linea Ideale sono nello stesso punto. Quindi, man mano che il progetto (o le iterazioni) avanza, la linea Actual fluttuerà sopra e sotto di essa. Quando si trova sopra l’Ideale, significa che c’è più lavoro rimasto di quanto avevi stimato e che stai correndo indietro. Se è inferiore, allora sei in anticipo rispetto al programma e a questo punto rimane meno lavoro di quanto avevi previsto inizialmente.
Così come è importante scoprire perché sei in ritardo, è altrettanto importante capire perché sei in vantaggio: sottovalutare o sopravvalutare notevolmente i progressi può portare a una squadra demotivata. Quindi, una volta completato il progetto o l’iterazione, esegui una riunione post-mortem per rivedere le prestazioni del progetto utilizzando una tecnica chiamata gestione del valore guadagnato, di cui puoi saperne di più qui.
Valutare le tue prestazioni significa che avrai più conoscenze che puoi utilizzare per stimare meglio la fase o il progetto successivo.
#5 –Vantaggi di un grafico burndown
Come probabilmente avrai capito, è un’altra corda per l’arco del project manager. Ti aiuta a vedere i progressi a colpo d’occhio, in modo da poter apportare modifiche in anticipo per rimanere in pista.
È anche incredibilmente facile per i membri del team e le parti interessate vedere da soli come stanno procedendo le cose. Ciò ha l’ulteriore vantaggio di consentire ai singoli membri del team di affrontare situazioni di collo di bottiglia o problemi di pianificazione prima che si manifestino. Mostra anche ai team fino a che punto sono arrivati e cosa hanno ottenuto, il che aiuta con la motivazione.
#6 - Svantaggi di un grafico burndown
Come con tutte le cose, ci sono limitazioni al grafico burndown, vale a dire che mostra solo una parte dell’immagine.
Ad esempio, non mostra le attività attualmente in corso; solo quelli che sono stati completati o quelli che le squadre devono ancora iniziare. E se la linea ideale è stata sopravvalutata, i team potrebbero scoraggiarsi quando vedono continuamente di essere in ritardo sul programma. Un modo per aggirare questo problema è calcolare la gestione del valore guadagnato alla fine di ogni fase, in modo da poter prevedere con maggiore precisione quella successiva ed evitare divari demotivanti tra aspettative e realtà.
Un grafico burndown può anche semplificare eccessivamente le cose. Ad esempio, se stai lavorando in Agile, non mostrerà se più story point sono stati aumentati o diminuiti in un backlog, il che significa che l’ambito del lavoro sarà cambiato. Inoltre, non mostrerà quali elementi sono stati completati, quindi non sarai in grado di vedere se il team sta completando le cose giuste nell’ordine giusto.
Tieni presente che è uno strumento per mappare le tendenze piuttosto che le specifiche e dovrai combinarlo con altri processi di monitoraggio per ottenere un’analisi più dettagliata.
#7 - In conclusione
Il grafico burndown è un ottimo strumento per tenere traccia dei progressi del progetto. È particolarmente utile per i manager che lavorano su progetti time-critical perché ti consente di vedere, a colpo d’occhio, quanto lavoro ti rimane da produrre.
Per avere le migliori possibilità di successo, è importante aggiornare il grafico ogni giorno, in modo che le tue linee riflettano accuratamente il tuo output. Rimani indietro e potenzialmente perderai la scadenza o, peggio, lascerai il team agitato e demotivato.
Uno dei modi più semplici per mantenere il grafico è utilizzare un software di gestione dei progetti, che tiene traccia automaticamente delle metriche. Un altro vantaggio di lavorare su un grafico online è che tutti possono accedervi, ovunque si trovino. È sempre aggiornato perché misura automaticamente i progressi; non hai il controllo della versione o le email di aggiornamento di cui preoccuparti.
Backlog, il nostro strumento di gestione dei progetti, è basato su cloud e dispone di un dashboard intuitivo che mostra il grafico del burndown, oltre a qualsiasi altro grafico di gestione del tempo, in un’unica posizione. Invia anche notifiche al team quando le impostazioni del progetto vengono modificate, si verificano problemi e vengono raggiunti i traguardi, in modo da trasferire l’amministratore che richiede tempo al software, recuperare un po’ più di tempo e ridurre quell’enorme elenco di cose da fare a dimensione.