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Negli ultimi anni i manager si trovano ad affrontare sempre più sfide nella gestione dei progetti e del proprio team.
Il mercato diventa sempre più competitivo, le persone sempre più esigenti, insieme ai clienti e ai manager di rango superiore.
I dipendenti vogliono più tempo libero, partecipare alle decisioni aziendali, sentirsi parte di un’organizzazione e non semplici pezzi di un ingranaggio.
Dall’altro lato, i manager di rango superiore spingono per performance sempre maggiori, affinché i progetti diano output sempre più ambizioni per battere il mercato.
Dall’altro lato, il mercato stesso diventa sempre più competitivo. La tecnologia, se da un lato ci risolve immense problematiche, fa andare tutto alla velocità della luce, rendendoci quasi difficile starci dietro.
E così proliferano le startup, modelli aziendali che crescono in modo incredibilmente veloce, giorno dopo giorno, e con l’ambizione di diventare dei colossi in poco tempo.
Com’è possibile muoversi in questi contesti? Può una metodologia di gestione aziendale tradizionale far fronte a questo mondo sempre più veloce?
E’ chiaro che il Project Management ha subito un incredibile mutamento negli ultimi decenni, ma vediamo cosa si intende effettivamente per project management prima di addentrarci nel comprendere cos’è la metodologia agile.
Che cos’è il Project Management?
Il Project Management è una metodologia per la gestione di progetti, attraverso l’utilizzo di procedure e processi, al fine di garantire un risultato efficace ed efficiente.
Esistono due grandi approcci al Project Management, quello tradizionale e quello adottato dalle moderne startup e aziende in veloce crescita: si tratta della metodologia Waterfall e della metodologia Agile.
Entrambe trovano applicazione nei campi più disparati, tuttavia, ci sono notevoli benefici nell’affidarsi alla metodologia agile oggigiorno, soprattutto a causa delle mutate condizioni dei mercati e dell’intero asset economico.
Andiamo ad approfondire questi concetti qui di seguito.
Che cosa si intende per Waterfall Project Management?
Il Waterfall Project Management è una metodologia strutturata su attività che seguono una sequenza logico – temporale, dall’avvio fino alla consegna del progetto.
Il team è coeso e a conoscenza di compiti e tempistiche da rispettare per il raggiungimento dell’obiettivo e la consegna del progetto.
Come dice la parola stessa, i compiti sono consequenziali e definiti a priori, in una struttura che non può passare allo step successivo fin quando non è stato completato il precedente.
E’ una struttura tradizionale molto rigida, in cui non si lascia spazio a modifiche repentine ma i passi sono decisi sin dall’inizio.
Insomma, l’output della fase precedente viene utilizzato come input nella fase successiva, per cui non è possibile saltare a piè pari da una fase all’altra ma completarle… a cascata appunto.
In sistemi complessi, grandi aziende e multinazionali, una modalità organizzativa del genere può creare procedure prevedibili e maggiormente controllabili delle varie fasi, permettono un’organizzazione strutturata delle forze e la possibilità di definire milestone condivise.
Un approccio sicuramente più tradizionale che è stato utilizzato con successo da aziende e multinazionali per lungo tempo ma che, nel contesto in rapida variazione e soprattutto in aziende tecnologiche, può non essere quello più adatto per sfondare nel mercato.
Valutiamo insieme i diversi vantaggi e svantaggi.
Vantaggi nell’utilizzo della metodologia Waterfall
La metodologia Waterfall è considerata il metodo tradizionale del Project Management e permette una gestione più lineare del progetto, infatti già dalla fase di avvio è possibile definire task, tempi, costi e risorse.
Nessuna sorpresa o imprevisti. Ciascun membro del team conosce alla perfezione il proprio ruolo, i tempi in cui deve svolgere ciascun compito e come procedere a quello successivo, fino alla fase di testing e di rilascio definito dell’output finale.
Ogni fase del progetto è sequenziale e viene necessariamente dopo la precedente, rilasciando un output per ogni input, detto deliverable.
È presente una documentazione di progetto, per tutto il ciclo di vita dello stesso, permettendo la consultazione anche agli stakeholder, al cliente ed allo sponsor.
Questi i principali vantaggi, che sicuramente ci sono, nell’utilizzo di una metodologia di project management waterfall. Andiamo a vedere i risvolti negativi.
Svantaggi nell’utilizzo della metodologia Waterfall
La metodologia Waterfall non permette una gestione dinamica del progetto, in quanto si tratta di una struttura rigida, che fa riferimento alla baseline definita nel Kick Off Meeting (KOM).
Non ci sono riunioni di variazione in corso d’opera, tutto viene attentamente studiato sin dall’inizio e con incredibile precisione.
Inoltre, il cliente viene consultato solamente in fase di avvio, Stato Avanzamento Lavori (SAL) e consegna del progetto, pertanto non è possibile modificare in dettaglio il deliverable, se si vogliono rispettare i vincoli definiti.
Una metodologia che si focalizza tutta l’output finale, presupponendo che le condizioni esterne e le necessità non mutino lungo tutto l’arco di sviluppo del progetto.
Come dicevamo, il panorama economico e di gestione dei progetti è incredibilmente mutato negli ultimi decenni.
Se pensi a multinazionali come Google e Facebook, hanno raggiunto il proprio apice in un decennio attraverso metodologie di gestione dei propri progetti completamente differente.
Non possiamo più parlare di metodologia waterfall in questi casi perché, dal momento in cui il prodotto finito e perfetto verrebbe lanciato nel mercato, il contesto tecnologico è talmente cambiato che il flop sarebbe assicurato.
E’ chiaro che i manager che operano in questi contesti devono adoperare differenti approcci, per ottenere l’output migliore e la miglior resa del team.
>> Per approfondire, scopri cos’è la Leadership Agile leggendo questo articolo
Che cosa si intende per Agile Project Management?
La metodologia Scrum permette di gestire un progetto attraverso il controllo empirico dei processi.
E’ presente un costante impegno delle risorse, che lavorano in maniera autogestita ed armonica, grazie alla presenza di tutte le skills necessarie all’interno del team per la realizzare il progetto.
Uno dei punti chiave è la trasparenza assoluta tra tutti i membri del team del risultato finale. Si tratta di una squadra e tutti devono sapere che, nel bene e nel male, sono stati responsabili del risultato.
Questo porta a una divisione delle responsabilità e alla volontà di voler contribuire a migliorare l’output.
Si tratta di un team che lavora in modo incredibilmente coeso verso il risultato finale, passando in rassegna costantemente il prodotto e adoperando diversi test, basati anche dai feedback degli utenti stessi (spesso infatti e come abbiamo già visto, questa metodologia si applica ai software e in campo IT).
Con una metafora proposta dagli stessi fondatori del metodo, dobbiamo immaginare un team scrum come ma squadra di giocatori di rugby affiatati che corrono verso la palla, tutti insieme e senza lasciare nessuno indietro.
Vantaggi nell’utilizzo della metodologia Agile
La metodologia Agile è, come abbiamo visto, un tipo di approccio particolarmente orientato al cliente, o degli utenti nel caso di una piattaforma tecnologica.
Quest’ultimo è costantemente coinvolto in ogni fase del progetto, collaborando in maniera attiva, durante ogni sprint di sviluppo.
Gli obiettivi sono pianificati e rivisti, non solo teoricamente, ma anche in base al lavoro svolto: ciò permette di avere una gestione attiva e dinamica del progetto e di realizzare il miglior prodotto in base ai reali bisogni del cliente.
Si testa, si valuta, si rivede a tabella di marcia e si evitano anche errori grossolani proprio analizzando più volte e criticamente tutto il lavoro svolto.
Insomma, non si cammina con i paraocchi ma scrutando a 360 gradi l’ambiente circostante, alla ricerca di continui indizi che confermano la direzione giusta intrapresa.
Inoltre, la tecnologia e le tecniche sono in continua evoluzione, per questo è la metodologia più usata in ambito IT e software.
Svantaggi nell’utilizzo della metodologia Agile
Come puoi immaginare, non ci sono solo lati positivi ma si può ricadere in spiacevoli conseguenze negative.
In particolare, il cliente o l’owner del progetto, rischia di cambiare troppo spessa idea e quindi portare fuori strada il team, creando un forte ritardo sulla consegna del MVP.
La squadra si sente spaesata, non capisce bene in che direzione andare e qual è l’obiettivo che sta perseguendo. Il rischio di ricadere nel manager che guida il gregge verso non si sa quale direzione è dietro l’angolo.
Dunque, cambiare strategia ma con le dovute considerazioni, senza lasciar prevalere interessi singoli o lasciare il team indietro.
Potrebbero quindi essere necessari sprint non pianificati per la gestione del progetto, comportando nuovi costi e tempi per la consegna del progetto.
Inoltre, se il team non è motivato ed orientato al risultato, potrebbe lavorare male e consegnare un prodotto che non rispecchi standard e desiderata del cliente.
Tuttavia, l’Agile Project Management rappresenta l’evoluzione e l’innovazione nella gestione dei progetti, infatti permette di intervenire tempestivamente in tutte le fasi del progetto, pianificando i processi, laddove necessario al fine di ottenere un release del prodotto migliore ed ottimizzata rispetto agli input riportarti nella baseline.
Il mindset Agile è quindi l’approccio migliore in uno scenario, sia nazionale che mondiale, dinamico ed in continuo cambiamento come quello che stiamo vivendo nella nostra epoca.
É per questo motivo che sempre più aziende, sia PMI che multinazionali, cercano e cercheranno delle risorse con un pensiero agile, non solo i Manager avranno un agile mindset, ma sarà una skill condivisa anche tra le risorse del team, che avranno competenze T-Shaped,orientate al risultato e alla gestione del cambiamento.
Pensi che l’Agile Project Management sia una metodologia applicabile con successo nella tua realtà?
Se sei un manager tradizionale, oppure ti accingi a diventare tale, capisco che prendere familiarità dal punto di vista di gestione di una procedura agile non sia facile.
I contesti applicativi stanno diventando sempre più numerosi ed è impensabile non conoscerla o almeno testarne la fattibilità.
Se vuoi approfondire i concetti che abbiamo visto in questo articolo, puoi scrivere nei commenti sotto questo articolo, ponendo le tue domande, dubbi o casi in cui l’hai applicata con successo.