Le risorse umane potrebbero non essere ciò che ti viene in mente quando pensi ad Agile. In effetti, le risorse umane sono spesso utilizzate come bersaglio dello scherzo in molte aziende. Scott Adams ha notoriamente infilzato le risorse umane molte volte in passato con fumetti di Dilbert come quello qui sotto.
Questa visione delle Risorse Umane è limitante e non molto accurata. Considera l’esempio delle risorse umane di Netflix. Patty McCord è stata Chief Talent Officer di Netflix dal 1998 al 2012. Il suo libro Powerful, Building a Culture of Freedom and Responsibility descrive la partnership strategica che ha condiviso con il CEO Reed Hasting durante gli anni di crescita di Netflix. Le politiche create dal team delle risorse umane di Netflix erano innovative e un fattore chiave per la crescita e l’agilità. Condividerò alcune delle intuizioni rilevanti del libro qui come ispirazione per ampliare il tuo pensiero e provare i tuoi esperimenti.
McCord e Hastings hanno creato insieme una presentazione sulla cultura di Netflix chiamata Libertà e responsabilità che è stata ampiamente condivisa e ha influenzato le politiche delle risorse umane in molte altre attività. Quella presentazione si è evoluta e può essere trovata oggi nella pagina Lavori sul sito Netflix.
Ma tu non sei Netflix, giusto? Il tuo team delle risorse umane può modellare la cultura e creare agilità? Certamente!
Ci sono almeno due modi chiave in cui le risorse umane possono guidare l’organizzazione nell’abilitare l’agilità. Mentre il primo è utile e necessario, è il secondo modo che avrà l’impatto più profondo e strategico sull’agilità aziendale.
#1 – Il team delle risorse umane Agile – Utilizzo di Agile per fornire servizi HR
Il primo modo in cui le risorse umane possono abbracciare l’agilità è nella fornitura dei propri servizi. Cioè, il dipartimento delle risorse umane può utilizzare modalità di lavoro agili per supportare i propri clienti.
Questo inizia con un focus sui clienti del dipartimento delle risorse umane e una profonda comprensione delle loro esigenze. Quindi chi sono esattamente i clienti e di cosa hanno bisogno? Non sono un esperto in questo settore, ma i seguenti sembrano essere quelli ovvi:
- Dipendenti – Sviluppare i dipendenti (sviluppo dei talenti).
- Dirigenti e dirigenti – Conformità legale. Reclutare e trattenere. Misura il coinvolgimento. Sviluppa il talento.
- Stabilire politiche per la coerenza.
- Clienti e stakeholder esterni
È interessante notare che McCord descrive il “cliente” di Netflix come l’abbonato pagante, non come manager, leader o dipendenti.
Una volta identificati il cliente e le esigenze, le risorse umane possono utilizzare modalità di lavoro agili comuni per soddisfare le loro esigenze. Ciò include framework come Scrum o Kanban, nonché tecniche specifiche come task board visive e standup giornalieri.
Nella mia esperienza, Kanban tende ad essere uno strumento più efficace per il lavoro di reparto necessario nelle risorse umane. Kanban è importante per rendere il lavoro visibile e gestire le priorità mutevoli, il che è perfetto per il lavoro delle risorse umane. Il team delle risorse umane può utilizzare Kanban per completare il lavoro ad alta priorità o spostare il proprio team per rispondere alle mutevoli esigenze.
D’altra parte, Scrum è migliore per i team interfunzionali che possono pianificare ed eseguire negli sprint. Non è così che funziona un tipico team delle risorse umane.
#2 – HR come fattore abilitante per l'agilità organizzativa
Sebbene essere un dipartimento delle risorse umane Agile sia fantastico, la vera leva e il vero impatto si hanno quando le risorse umane sono il fattore abilitante per l’agilità organizzativa. Cosa significa esattamente? In che modo le risorse umane possono abilitare Agile?
Innanzitutto, distinguiamo tra “fare agile” ed “essere agile”. Le risorse umane possono aiutare con entrambi, ma il vero vantaggio è creare una cultura dell’agilità. Ed è qui che le risorse umane possono brillare.
Ci sono almeno 5 aree da considerare per le risorse umane, come mostrato nel diagramma seguente. Esaminiamo ciascuno di questi per vedere alcuni esempi di come le risorse umane migliorano l’agilità.
#3 – General HR Policies
I codici di abbigliamento flessibili possono essere l’ultima cosa a cui si pensa quando si pensa all’agile. Dopotutto, che peso può avere l’abbigliamento sul mio modo di lavorare?
L’abbigliamento flessibile è solo un esempio di responsabilizzazione dei dipendenti, di autonomia. Possiamo certamente dettare un codice di abbigliamento. Ricordo di aver assunto all’IBM nel 1985 e di aver bisogno di un abito blu e di una cravatta rossa. Indossavo un completo per lavorare ogni giorno in IBM, anche se non avevo un ruolo a contatto con il cliente. Ha aiutato la mia performance? No, non credo. Era solo un modo per l’organizzazione di dettarmi e controllarmi. IMB potrebbe aver percepito o anticipato un vantaggio, ma io come dipendente non l’ho fatto.
Altri esempi includono la rendicontazione del tempo, il tempo di ferie e la rendicontazione delle spese. La maggior parte delle organizzazioni ha stabilito regole elaborate per questi che hanno lo scopo di proteggere l’organizzazione e forse di mantenere le cose eque. E se invece di elaborare regole per la segnalazione del tempo funzionasse o per richiedere il tempo libero, cosa accadrebbe se si affidasse semplicemente al comportamento degli adulti. Prenditi il tempo che ti serve. Smetti di riportare il tuo tempo ogni settimana.
Alcune organizzazioni leader hanno già smesso di limitare i tempi di ferie e ora offrono ferie illimitate. Tale elenco include Netflix, Visualsoft, Evernote, Github e LinkedIn.
Nel 2015, LinkedIn è passato all’offerta di ferie illimitate nel tentativo di offrire ai propri dipendenti maggiore flessibilità e un senso di responsabilizzazione, in linea con uno dei valori organizzativi di “Agisci come un proprietario”.
Nel 2015, LinkedIn ha iniziato a offrire ferie illimitate chiamate “Discretionary Time Off” (DTO). Non c’era un periodo di tempo minimo o massimo che un dipendente potesse impiegare in un anno. Invece, il personale collabora con il proprio manager per richiedere il tempo libero quando ne ha bisogno. Pat Wadors, allora SVP Global Talent Organization per LinkedIn, ha scritto:
#4 -Agilità nel processo di assunzione
In che modo le risorse umane possono applicare Agile ai processi di assunzione? Ecco alcuni semplici esempi di ciò che altri hanno fatto.
Nelle organizzazioni agili, i team sono l’elemento fondamentale. La maggior parte del lavoro viene svolto da team interfunzionali e ci si aspetta che le persone lavorino in team. Ciò è in contrasto con la maggior parte delle organizzazioni tradizionali che sono organizzate attorno a silos funzionali. Ci sono alcune ovvie implicazioni:
Assunzione per i team: una cosa da considerare quando si assumono nuovi talenti è quanto bene lavoreranno con la loro squadra. Valutare se qualcuno è un giocatore di squadra può essere difficile ma importante. Anche i neoassunti con poca o nessuna esperienza professionale dovrebbero essere in grado di fornire un esempio di lavoro di squadra ottimo e di altri meno. Hanno giocato in squadra nel loro lavoro extracurricolare? Lavori in team durante gli studi universitari?
Lascia che i team assumano – Un’altra considerazione è quella di fare in modo che il team con una necessità interroghi il candidato. Dopotutto, è la squadra che dovrà convivere con il neoassunto.
Ho supportato i team Agile di Bank of America per farlo come coach nel 2014. All’inizio, i team sono cauti nell’assumere. Intervistare e cercare la forma non è un’abilità che tutti i membri del team possiedono. Ma la nuova persona sarà il loro compagno di squadra, quindi hanno un interesse acquisito nell’ottenere la persona giusta.
Fornire modi a basso rischio per provare l’occupazione – Menlo Innovations include uno stage come parte del loro processo di assunzione permanente. I candidati che superano un’audizione di programmazione abbinata di un giorno vengono invitati di nuovo per un giorno pagato per “colloqui estremi”. Coloro che supereranno il colloquio estremo saranno invitati a un impegno di prova di 3 settimane. Questo processo di assunzione esteso consente sia a Menlo che al candidato di conoscersi davvero e determinare se c’è una corrispondenza.
#5 –Recensioni sulle prestazioni agili
Recensire e premiare le persone è un’altra area chiave supportata dalle risorse umane. Per farlo in modo agile, alcune organizzazioni hanno provato quanto segue:
Includi le prestazioni del team: se ci aspettiamo che le persone lavorino in team, non sarebbe un conflitto premiarle solo sul contributo individuale e non sulle prestazioni della squadra? Purtroppo è proprio quello che accade in molte organizzazioni con risultati non sorprendenti.
I membri di LetTeam si esaminano a vicenda – Sai chi comprende meglio i contributi che stai dando? I membri del tuo team che lavorano al tuo fianco per 40 ore a settimana. Dovrebbero fornirti feedback attraverso conversazioni informali, retrospettive e sessioni di coaching e mentoring. Dovrebbero essere un input per la revisione delle prestazioni.
In Bank of America ho aiutato a facilitare le revisioni del team 360. Si trattava di revisioni faccia a faccia in cui i membri del team si valutavano a vicenda in 14 diverse dimensioni. Ci sono state poche sorprese: i team avevano lavorato insieme per oltre 6 mesi al momento della revisione.
Ovviamente una dipendenza chiave per far funzionare tutto questo sono i team dedicati. Se hai distribuito le tue persone in più team, non avranno la stessa visibilità e gli obiettivi comuni di tutti i loro vari compagni di squadra. Inoltre, è solo un approccio sbagliato e improduttivo, come ho descritto in Per i team ad alte prestazioni, smettere di assegnare persone a più team.
Separare le revisioni delle prestazioni dal premio: alcune aziende innovative hanno trovato utile separare le discussioni sulla revisione delle prestazioni dal processo di retribuzione e bonus annuale. Rendono le revisioni delle prestazioni più di una discussione collaborativa e continua che è separata dalla retribuzione.
#6 - Descrizioni del lavoro e percorsi di carriera agili
Saresti sorpreso di quante organizzazioni con cui ho lavorato che adottano lo Scrum Framework, formano e reclutano Scrum Master ma non hanno alcun tipo di descrizione del lavoro o percorso di carriera per quel ruolo agile all’interno della loro azienda. Oppure provano ad adottare il ruolo di Product Owner da Scrum ma hanno già project manager, program manager e product manager.
Se hai intenzione di usare Scrum, dovresti fare alcune sistemazioni per quei ruoli. Dovrebbe esserci una descrizione del lavoro e un percorso di carriera appropriato. Il percorso di carriera del project management NON è appropriato per Scrum Masters, che è un altro errore comune che vedo.
Concentrarsi sulla crescita delle competenze rispetto ai titoli: l’altro concetto chiave con i percorsi di carriera è supportare lo sviluppo delle competenze e l’avanzamento lungo i percorsi tecnici. Le persone non dovrebbero dover aspettare che il loro manager muoia o vada in pensione prima di poter essere promosse. Dopotutto, ci sarà sempre un numero limitato di posizioni di manager e leader. E l’utilizzo di modalità di lavoro agili spinge il processo decisionale al team, riducendo la necessità di manager e mettendo più persone in ruoli lavorativi piuttosto che in ruoli generali.
Quindi usare una promozione al management come una carota per l’avanzamento è una strategia fallimentare. È meglio fornire alle persone un percorso per avanzare ed essere ricompensate per aver costruito le proprie competenze e aver appreso più aree del business.
Regola di apprendimento del 20% – Mentre si parla di sviluppo dei talenti, un dipartimento delle risorse umane Agile sottolineerà l’apprendimento e lo sviluppo continui. Vogliamo favorire un ambiente di curiosità, apprendimento e sperimentazione. Alcuni team agili sfruttano una regola del 20%. È implementato in diversi modi. Alcuni dedicano almeno il 20% del tempo dei team all’apprendimento. Altri consentono alle persone di lavorare su ciò che vogliono fino al 20% del loro tempo. In ogni caso, c’è un’aspettativa che una parte del tempo di un individuo spetta a loro da usare (un altro esempio di consentire l’autonomia).
Un modo in cui alcune organizzazioni forniscono opzioni è consentire alle persone di iscriversi a concerti o progetti brevi. C’è una bacheca di progetto in cui le opportunità vengono pubblicate come “concerti” e le persone possono iscriversi.
Ricompense agili
Un’altra area in cui le risorse umane possono avere un impatto sono le ricompense. Ci sono diverse sfaccettature delle ricompense, ma una chiave è allineare le ricompense a modalità di lavoro agili e, in particolare, a lavorare in team. Dopotutto, i team sono l’elemento fondamentale dell’agilità.
Premi individuali e di squadra – Ho già menzionato l’importanza delle prestazioni di squadra. Una delle prime trasformazioni agili in cui sono stato coinvolto è stata in una società di servizi finanziari. Una gran parte della retribuzione annuale di ciascun individuo era il loro bonus. C’era un bonus pool ed era diviso in base al contributo individuale. Come puoi immaginare, questo ha portato a tutti i tipi di attività di gioco e competitività per vedere chi poteva massimizzare il proprio bonus individuale a spese degli altri. Quella singola politica ha minato tutto il lavoro per creare team interfunzionali e auto-organizzati che hanno collaborato per la migliore soluzione per il cliente.
Crescita delle competenze: un altro aspetto dei premi è il pagamento delle persone per la crescita e lo sviluppo. In un contesto agile, questo di solito significa sviluppo di abilità secondarie. Ognuno porta con sé una profonda competenza primaria come analisi aziendale, contabilità, sviluppo Python o test automatizzati. Per i team agili forti, vogliamo riconoscere e premiare la crescita delle competenze secondarie. Queste abilità secondarie completano le abilità primarie e forniscono flessibilità e agilità ai team per fornire risultati end-to-end. La crescita delle competenze attinge alla motivazione intrinseca delle persone e funge da ricompensa in sé.
Quanto costerebbe trattenere qualcuno? Infine, considera di pagare le persone in base a quanto costerebbe trattenerle. Per quanto radicale possa sembrare, questa è stata la politica di Netflix sin dalla sua fondazione. Netflix incoraggia i dipendenti a uscire e vedere se possono ottenere un’offerta migliore presso un’altra azienda. Credono che per ottenere i migliori talenti, debbano pagare i migliori sul mercato e offrire ciò che serve per trattenere ogni dipendente.
Riepilogo dell'agilità nel dipartimento delle risorse umane
Certamente, il dipartimento delle risorse umane può sfruttare strumenti come Scrum o Kanban per fornire i propri servizi. La vera leva risiede nell’essere il fattore abilitante dell’agilità aziendale.
Non sto sostenendo un cambiamento drammatico e rivoluzionario e non ti incoraggerei a tagliare e incollare semplicemente ciò che ha fatto Netflix. [Analogamente, ho scoraggiato le persone dal copiare Spotify in There is No Spotify Model.
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