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Come Smettere Di Controllare Le Persone ed Aiutarle a Performare al Meglio

Uno degli errori che commettono troppo spesso i manager è quello di voler controllare in modo molto pressante i membri del proprio team.

Instaurano un clima di terrore, le persone si sentono inadeguate al compito assegnato e si abituano che c’è qualcun altro che controlla il lavoro per loro, giudicandolo come giusto o sbagliato.

La figura del manager non gode di stima ma è solo un capo che diffonde terrore, senza dare autonomia e potere decisionale alle singole parti del team.

Dopo poco ti ritroverai a fare il doppio del lavoro, vuoi perché dovrai prendere tutte le decisioni tu, vuoi perché i membri del team non performeranno al loro massimo.

E’ davvero questo ciò che vuoi?

Nelle prossime righe vedremo proprio come è possibile attenuare e superare la tendenza a controllare eccessivamente il team e aiutare i tuoi collaboratori a performare meglio.

Vediamo subito quali sono i principi di un ottimo manager partendo dalle basi.

Cosa significa essere un Project Manager

Il Project Manager è una figura sempre più richiesta in azienda, infatti, a causa del complesso periodo storico che stiamo attraversando, sempre più aziende, sia multinazionali che PMI, richiedono una figura specializzata per guidare il team nel migliore dei modi.

In realtà, non è una figura di cui si può molto fare a meno in sistemi organizzati e complessi.

Il Project Manager, abbreviato in PM, in italiano Responsabile di Progetto, se opera in un contesto privato ed aziendale, oppure Responsabile Unico del Procedimento, abbreviato in RUP se opera in un contesto pubblico, è un tecnico che deve possedere un’ottima conoscenza dell’Organizzazione Aziendale e dei Processi Aziendali, ma soprattutto deve avere abilità comunicativa, doti di leadership, problem solving e team building.

Detta così, sembra tutto molto facile…

Nella maggior parte dei Curricula di qualsiasi candidato per qualsiasi posizione lavorativa, è abbastanza comune trovare queste spiccate abilità di team building, problem solving e leadership, quasi come fosse un qualcosa di banale, che ormai sanno fare tutti.

Saper formare e guidare un team è un’impresa ardua: erroneamente, si pensa che per diventare Project Manager non servano studi specifici o attitudini ed in molte aziende è purtroppo così, infatti se l’incarico viene affidato quasi a sorte, magari per anzianità o perchè la risorsa ha dimostrato competenze tecniche che tuttavia non sono necessarie per essere un Project Manager, spesso ci si ritrova ad avere un manager che non ha le competenze adeguate per quel ruolo.

Project Manager si nasce, non si diventa…

Lo so, sembra una frase fatta, ma spiegandoti il mio punto di vista sono sicuro che capirai cosa intendo: tutti possiamo studiare un libro, seguire un corso ed imparare bene la materia, ma per essere davvero un Responsabile di Progetto efficace ed efficiente, non basta conoscere il manuale a memoria!

Infatti, la conoscenza deve essere supportata dall’esperienza e dall’intuito, altrimenti rimane fine a se stessa.

Per questo motivo, come project manager esperto o alle prime armi, è sempre importante non solo formarsi costantemente ma anche applicare ciò che si impara e darsi continuamente dei feedback.

Insomma, per migliorarti e superare i tuoi limiti devi essere il miglior manager di te stesso, saperti gestire e anche controllare.

Sia in contesti semplici e via via crescendo in quelli più complessi, diventa indispensabile possedere delle abilità che vanno al di là della pura organizzazione aziendale che ci insegnano sui banchi dell’università.

Parliamo di soft skills.

Il ruolo delle Soft Skills per il ruolo di un vero manager

Le soft skills giocano un ruolo fondamentale per essere un ottimo Project Manager.

Per soft skills si intendono quelle capacità che contraddistinguono ogni persona, delle attitudini relazionali e di gestione personale che ci permettono di controllare aspetti del lavoro non propriamente legati alle competenze.

Ma quali sono le soft skills che caratterizzano un buon PM?

Un Project Manager deve possedere spiccate doti comunicative e relazionali, infatti non dovrà relazionarsi solo con il team, ma anche con gli stakeholder, sia interni che esterni al progetto stesso e last but not least, dovrà essere un leader.

Si pensa che un leader sia un capo, invece si tratta di un individuo che nonostante ricopra un incarico di potere, non si fa annebbiare la vista, motiva il gruppo e lo convince a seguirlo, ponendo se stesso tra la gente, non ergendosi a superiore.

Convincere significa letteralmente “vincere insieme”, un leader non manipola la folla, non guarda al proprio beneficio, non mette se stesso davanti agli altri, ma agisce per il bene comune.

Un leader è un condottiero che guida il proprio esercito in battaglia, non un re che si impone e comanda dalla retrovia, mentre i propri soldati muoiono.

Possiamo, per sillogismo, affermare che Leonida, Alessandro Magno o Napoleone sono stati dei PM.

Un Project Manager motiva il team, gioisce delle vittorie e si interroga sulle sconfitte: vive il progetto ed il team al 100%.

In un articolo precedente abbiamo approfondito i diversi significati di autoritario e autorevole e la differenza tra un capo e un vero leader.

>> Leggi l’articolo sulla Leadership Agile per approfondire

Il compito principale di un Project Manager è lavorare su task complesse e integrate: i progetti

Un progetto è un’opera unica, temporizzata ed irripetibile.

Non pensare ad un progetto come a qualcosa di alieno dalla tua quotidianità, infatti viviamo e realizziamo progetti ogni giorno.

Vuoi qualche esempio?

Un’ aula di alunni è un progetto, infatti ci saranno sempre nuove classi ma solo una classe avrà quei determinati alunni con quelle determinate caratteristiche.

Un’azienda è un progetto, infatti sarà unica per le persone che ci lavorano, per la vision, la mission ed i valori che la caratterizzano, ci saranno aziende simili, ma nessuna sarà identica.

Una crostata è un progetto, infatti anche se ne hai mangiate tante, ognuna sarà sempre diversa dall’altra.

Un progetto, dunque, è unico ed originale: puoi aver vissuto situazioni analoghe, lavorato nello stesso settore, pianificato processi simili, ma nulla sarà mai identico al progetto precedente o al progetto successivo.

Raccoglie diverse abilità, diverse persone per raggiungere uno scopo finale.

I principali livelli della leadership e perché conoscerli ti aiuterà a far performare meglio il tuo team

A chi non è mai capitato, come manager alle prime armi, di pensare che in fondo un team è facile da gestire… se gli dici esattamente cosa fare e cominci a dare ordini! Peccato che controllare in maniera maniacale le persone che collaborano con te sia il modo peggiore per far dare loro il meglio. Non so se ti è mai capitato nel corso della tua esperienza alle dipendenze di qualcuno di avere un capo particolarmente assillante, che non ti lasciava lavorare in libertà e pretendeva che le cose fossero fatte esattamente come le voleva lui. Se non vuoi commettere anche tu questo stesso sbaglio e vuoi permettere ai tuoi collaboratori di dare davvero il massimo, tieni presente che esistono almeno due diversi livelli di leadership. La leadership di posizione, tipica dei capi, che si fanno rispettare dalle persone intorno solo e soltanto perché detengono una posizione di potere all’interno dell’organizzazione. Sono i direttori generali, i CEO, insomma, anche se non li sopportiamo dobbiamo farceli piacere, in un modo o nell’altro. Poi ci sono i veri leader, quelle persone che seguiamo perché vogliamo, crediamo nei loro valori e sappiamo che faranno sempre il meglio per l’organizzazione. Riponiamo estrema fiducia nelle loro abilità e accettiamo volentieri dei consigli da loro, dei compiti da svolgere che non sono mai delle imposizioni. In questo modo, facciamo ciò che ci dice il leader anche se non è fisicamente presente, perché crediamo nella sua missione e ci sentiamo chiamati in causa. Se vuoi guidare al meglio il tuo team, devi capire che la logica del controllo è tipica del capo, non del leader. Se devi bacchettare i tuoi dipendenti affinché facciano le cose per bene significa che non stai svolgendo il tuo lavoro da manager nel modo giusto. Quando sarai fuori dalla stanza, ognuno farà ciò che gli pare. Per uscire da questa situazione di stallo devi riporre maggiore fiducia nei tuoi collaboratori e lasciare andare il controllo. Lo vediamo meglio nel prossimo paragrafo.

Consigli per smettere di controllare in modo maniacale i tuoi collaboratori o il tuo team di lavoro

Il controllo maniacale è il nemico numero uno di una corretta gestione del tuo team.

Le persone che lavorano con te si sentiranno sopraffatte dalla tua autorità, penseranno di essere sempre in difetto e non riusciranno a dare il massimo.

Per questo, qui di seguito trovi 3 punti per iniziare a sconfiggere il troppo controllo delle azioni dei membri del tuo team.

1) Le persone fanno il meglio che possono con i mezzi a loro disposizione

Una delle prime leggi di una buona gestione aziendale è che la colpa è sempre del manager.

Non puoi pretendere che le persone facciano le cose nel modo giusto se non sei tu per primo a metterle in condizioni giuste.

Il tuo collaboratore non ha consegnato il lavoro in tempo causando dei ritardi all’intera organizzazione?

Forse poteva schedulare meglio le attività in agenda o mettere maggiori dati a sua disposizione.

La regola è che le persone fanno il meglio che possono con i mezzi a loro disposizione.

Non ci sono mezze misure, a parte casi particolari, intendiamoci.

Per cui, se le cose non vanno, se c’è bisogno di controllo eccessivo affinché tutto fili liscio e venga consegnato in tempo, vuol dire che non stai funzionando bene come manager.

Mettiti in discussione, cerca di capire perché non riesci a comunicare bene la tua autorità e le mansioni al team.

2) Comprendi che nessuno farà mai le cose così come le vuoi tu

Un manager che non sa delegare ed è eccessivamente maniaco del perfezionismo… non è un vero manager!

Uno dei pregiudizi peggiori legati alla delega delle attività è che noi, in fondo, quella cosa lì la sappiamo fare molto meglio del collaboratore.

Peccato che non funziona così in un’ottica aziendale, in cui hai un team che può svolgere infinite volte il lavoro che puoi fare tu da solo.

Se ti metti a controllare ogni singolo passaggio o consegna, non riuscirai mai a essere il leader di centinaia di dipendenti.

Prendi consapevolezza del fatto che nessuno farà mai le cose così come le faresti tu, per il semplice fatto che siete persone diverse!

Non è detto che il loro output sia per forza sbagliato. Accogli le loro proposte, sii aperto al cambiamento e a nuovi risvolti, ti assicuro che l’organizzazione potrà trarre innumerevoli benefici.

3) Dai fiducia

Ultimo punto, ma non meno importante è fidarsi dei propri collaboratori.

Spesso i manager inesperti portano un team a performare male semplicemente perché non si fidano dei propri collaboratori.

Li giudicano come incompetenti, sono sempre sul chi va là e criticano in maniera sprezzante ogni loro iniziativa.

Se vuoi che il tuo team funzioni davvero bene, devi evitare che si creino situazioni di terrore o scarsa fiducia.

Anzi.

Anche nei contesti peggiori, sostieni sempre i membri del tuo team e fai capire che ti fidi delle loro decisioni e prese di posizione.

In breve tempo saranno diventati molto più autonomi facendoti risparmiare un sacco di fatica decisionale.

Hai mai avuto la sensazione di voler controllare in modo troppo ferreo i membri del tuo team?

Immagino ti sia capitato un sacco di volte di voler imporre la tua volontà su un team o un gruppo di persone.

La sensazione che hanno provato dall’altra parte di certo non è piacevole e spero che in questo articolo hai compreso i principi che ti permetteranno davvero di gestire un team in maniera efficace.

Se hai domande o vuoi conoscere di più su come gestire il tuo team al meglio e migliorare come manager, ti aspetto nei commenti.

Sei pronto a diventare il prossimo Leader Agile?

Sono sicuro che questo articolo ti abbia convinto di quanto è importante, nei moderni contesti aziendali e manageriali, gestire dei progetti con la Leadership Agile.

Sappi che per avere vero successo nei tuoi progetti aziendali devi innanzitutto costruire un team forte e coeso, che si fidi di te e che apporti attivamente dei miglioramenti all’organizzazione.

Se riuscirai a creare un clima positivo, ad attorniarti di persone che ragionano con senso critico, e che sono spinti a farlo, allora ti troverai a lavorare con piacere a progetti stimolanti, in cui ognuno possa apportare il suo miglior contributo, sia come membro del team che come manager.

Per qualsiasi curiosità o approfondimento, puoi scrivere qui sotto nei commenti.

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